Conditions générales d'utilisation

Mentions légales

Le site internet accessible à l’adresse https://www.theassistant.com – est édité par la société The Assistant, société par actions simplifiée (SAS) au capital social de 1052,90 €, dont le siège social est situé 9, rue des Colonnes, 75002 Paris, et immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 831 902 614, (ci- après «The Assistant»).

Téléphone : +33 (0)9 80 80 79 90
E-mail : hello@team.theassistant.com

1. Champ d’application

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation («CGU») régissent l’utilisation des services digitaux fournis au travers du Site ainsi que de son Application (ensemble les «Apps The Assistant»). 

Ce document établi en langue française s’applique, sans restriction ni réserve, à toutes les utilisations des Apps, et ce, pour une durée indéterminée. Les présentes CGU ont pour vocation de définir, délimiter et cadrer les modalités de fonctionnement des Services proposés par The Assistant. Toute utilisation des Apps contraires aux présentes dispositions donne droit à The Assistant de suspendre, sans préavis, le compte de l'Utilisateur ou de refuser une création de compte le cas échéant. Aucune condition particulière ne peut, sauf exception formelle écrite et signée par les personnes concernées, prévaloir contre les présentes CGU. En cas de contradiction entre différents engagements pris par l'Utilisateur et/ou The Assistant et/ou avec les prestataires externes, les CGU prévalent, hors accord explicite postérieur à l’acceptation des présentes CGU. Si l’une des clauses des présentes CGU se trouvait nulle ou annulée, les autres clauses n’en seraient pas pour autant annulées. Toute utilisation de l’Application implique que l’Utilisateur ait pris connaissance des CGU et qu’il adhère à ces mêmes conditions. 

Avant de commencer à utiliser les Apps The Assistant, l’Utilisateur devra reconnaître avoir pris connaissance des CGU et les accepter sans réserve. En tout état de cause, les CGU sont accessibles à tout moment depuis le Site. 

The Assistant se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment, sous réserve de notifier l’Utilisateur préalablement par voie d’e-mail lorsque les changements sont susceptibles d’affecter de manière substantielle son utilisation des Apps The Assistant. L’Utilisateur est libre d’accepter ou de refuser les CGU modifiées. 

2. Définitions – Lexique

Application : Désigne l’application internet de The Assistant accessible à l’adresse suivante : https://app.theassistant.com

Apps The Assistant : Désigne ensemble le Site The Assistant ainsi que l’Application The Assistant. 

Avatar : Désigne l’assistant de l’Utilisateur. Il se caractérise par une adresse e-mail à laquelle l’Utilisateur envoie ses demandes, un nom et un titre. 

CGU : Désigne les présentes Conditions Générales d’Utilisation.

Données à caractère personnel : Désigne l’ensemble des informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 Avril 2016.

Espace personnel : Espace privé sur l’Application accessible à l’aide d’identifiants de connexion uniques et propres à l’Utilisateur permettant le suivi et la gestion des demandes.

Intervenant : Personne physique chargée d’assurer le suivi et la réalisation des Services sollicités par l’Utilisateur. Il peut être interne (Chef de projet ou Account manager) ou externe (professionnel extérieur) à The Assistant. 

Service : Désigne les services réalisés par The Assistant pour le compte de l’Utilisateur.

Site : Désigne le site internet accessible à l’adresse suivante : https://www.theassistant.com

The Assistant : Désigne la société The Assistant, ci-avant mentionnée.

Utilisateur : Toute personne utilisant les Apps The Assistant. 

3. Objet

The Assistant est spécialisée dans l’assistanat à distance ainsi que l’implémentation et l’externalisation des processus métiers des entreprises. Les Services sont réalisés sous forme de demande formulée par e-mail par les Utilisateurs. Les Services proposés par The Assistant sont constitués d’humains, d’intelligence artificielle et d’automatisation robotique. 

4. Modalités de fonctionnement des Apps The Assistant 

4.1. Engagements de l’Utilisateur

L’Utilisateur s’engage à faire une utilisation des Apps The Assistant conforme à leur usage et à leur destination et à informer The Assistant sans délai de tout dysfonctionnement ou anomalie.

L'Utilisateur s’engage à maintenir ses données à jour à chaque fois qu’il sera amené à les utiliser sur les Apps The Assistant. L’Utilisateur s’engage à communiquer des informations personnelles qui lui sont propres. Les informations doivent être sincères et véritables. Toute création de faux compte ou de compte sous une fausse identité est formellement interdite. L’Utilisateur s’engage à respecter les dispositions des présentes CGU, à respecter les droits de propriété intellectuelle et industrielle de The Assistant et à l’informer dès lors qu’une violation desdites dispositions serait portée à sa connaissance. En cas de suspicion de The Assistant d’une volonté de nuire aux Apps The Assistant et à leur bon fonctionnement, toutes les mesures permettant d’identifier l’auteur et l’adresse IP utilisée pour la réalisation de ces actes malveillants seront mises en œuvre.

L’Utilisateur s’engage à ne pas commettre d’activités ou à ne pas être à l’origine d’événements ou de faits illicites ou illéga(ux)les, à ne pas diffuser de contenu injurieux, diffamant, dénigrant, calomnieux, raciste, xénophobe ou à ne pas promouvoir d’événements ou faits contraires aux bonnes mœurs, à la morale et à l’ordre public. L’Utilisateur s’engage à se comporter avec professionnalisme et courtoisie à l’égard de The Assistant et des Intervenants. En cas de manquement, The Assistant se réserve la possibilité de procéder à une suppression du compte de l’Utilisateur et à un arrêt immédiat de l’offre et de l’abonnement le cas échéant. 

L’Utilisateur s’engage à faire une utilisation loyale et conforme des Apps The Assistant et à ne pas les contourner. Toute tentative de contact en dehors des Apps The Assistant est formellement interdite et expose l’Utilisateur à une suppression définitive de son Espace personnel. Toute extraction du contenu des Apps The Assistant pour une activité similaire ou concurrente est formellement interdite. 

Les Services sont réservés exclusivement aux Utilisateurs qui s’engagent à veiller à ce qu’aucun tiers ne puissent utiliser les Services à leur place ou pour leur compte, sauf à en supporter l’entière responsabilité. 

4.2. Modalités de fonctionnement des abonnements

Pour souscrire à un abonnement, l’Utilisateur suit les étapes suivantes :

  • L'Utilisateur fournit les informations requises à la création d’un Espace personnel en remplissant les champs obligatoires du formulaire d’abonnement.
  • L'Utilisateur est tenu de prendre connaissance des présentes CGU, des Conditions Générales de Vente et de la Politique de Confidentialité applicables. L’acceptation des dispositions se fait par le « cochage » de la case appropriée.
  • L'Utilisateur vérifie ses informations et les valide.
  • L'Utilisateur procède au paiement du prix de l’abonnement (ou à la saisie de ses coordonnées bancaires dans le cadre de l’abonnement à la demande). 
  • Dans le cadre des abonnements payants, l’Utilisateur reçoit un e-mail de confirmation du paiement de la première mensualité de l’abonnement par The Assistant, incluant un récapitulatif de son abonnement ainsi qu’un rappel des modalités de l’abonnement. 
  • Dès réception de l’e-mail de confirmation envoyé par l’Avatar, l’Utilisateur peut accéder à son Espace personnel et aux Services inclus dans l’abonnement.
  • Pour chaque tâche à effectuer, l’Utilisateur envoie un e-mail à son Avatar pour formuler sa demande en précisant les détails du Service souhaité. 
  • L'Avatar confirme la prise en compte de la demande par retour d’e-mail qui vaut commande ferme et définitive. En l’absence de retour de l’Avatar, la demande n’a peut-être pas été reçue et n’est, quoi qu’il en soit pas prise en compte, l’Utilisateur est donc invité à renouveler sa demande.
  • L’Utilisateur répond par retour d’e-mail aux demandes de l’Avatar tout au long du Service.
  • The Assistant, par le biais de l’Intervenant, réalise le Service dans les conditions prévues dans les échanges d’e-mails.
  • The Assistant procède à la validation du Service une fois qu’il est finalisé.
  • Dans le cadre des missions à la demande, The Assistant envoie la facture correspondante au montant des Services réalisés pour l’Utilisateur. Le montant total de la facture est automatiquement prélevé sur le compte bancaire dont l’Utilisateur a fourni les coordonnées au moment de la souscription à l’abonnement.

4.3. Modalités de suivi des activités de l’Application

L'Utilisateur dispose d’un suivi et de toutes les informations relatives aux Services passés et en cours depuis son Espace personnel. 

4.4. Système d’évaluation

A l’issue de chaque tâche, l’Utilisateur pourra noter et commenter sa commande afin de faire part de ses remarques et éventuelles observations relatives au suivi et à la gestion des tâches confiées à The Assistant. 

Les évaluations devront être justes et conformes à la tâche réalisée. 

5. Dispositions techniques relatives à l’utilisation des Apps The Assistant 

The Assistant s’engage à une obligation de moyens quant à la disponibilité des Apps The Assistant, de ses fonctionnalités, outils, supports et modules. En tout état de cause, The Assistant ne peut pas être tenue responsable des informations et documents communiqués par l’Utilisateur et de leur contenu (données personnelles, textes, images, vidéos logo, etc.) pour lesquels l’Utilisateur s’engage à disposer de tous les droits et autorisations relatifs à leur publication, communication, utilisation, etc. 

5.1. Modifications, dysfonctionnements et anomalies du Service

The Assistant peut procéder à des modifications des caractéristiques, la présentation et le contenu des Apps The Assistant sans avoir à en avertir préalablement les Utilisateurs, et ce, tout en assurant qu’il n’y ait pas de rupture avec les Services en cours. The Assistant ne sera pas responsable d’une maintenance ni d’une indisponibilité provisoire partielle des Apps The Assistant. En cas de dysfonctionnement, The Assistant s’engage à ce que les Services soient rétablis dans un délai de 24h ouvrées à compter du moment où il a pris connaissance du dysfonctionnement. Toutefois, The Assistant ne pourra pas être tenu responsable des dysfonctionnements dus à un aléa technique indépendant de sa volonté, à un cas de force majeure, à des coupures de courant, à des interruptions incombant aux interventions d’autres prestataires externes (notamment le fournisseur). L’Utilisateur s’engage à respecter le bon fonctionnement des Apps The Assistant et reconnaît que toute volonté de nuire à ce dernier pourra faire l’objet de poursuites judiciaires. Ainsi, il est interdit de procéder à des manipulations ou activités non-accidentelles dont l’objectif est de perturber et entraver le bon fonctionnement des Apps The Assistant et de ses Services. Il en est de même de toute transmission de virus et/ou de communication fichiers ou données ayant pour objectif de détruire ou d’altérer l’Application et son fonctionnement.

5.2. Responsabilité relative à l’utilisation des Apps The Assistant

The Assistant ne pourra pas être tenu responsable des dommages et préjudices de toute nature que ce soit, qui pourraient entraîner des erreurs ou omissions dans les contenus, un manque de disponibilité des Apps The Assistant ou la transmission de virus, programmes malicieux ou nuisibles, et ce, malgré le fait que toutes les mesures technologiques ayant pour objectif d’éviter ce désagrément ont été adoptées. The Assistant décline toute responsabilité quant aux conséquences éventuelles de la connexion d’un Utilisateur aux Apps The Assistant par un réseau internet non sécurisé et/ou défaillant. L’Utilisateur est seul responsable de la sécurisation de son système, de la conservation et de ses échanges d’e-mails. 

6. Protection des données personnelles

6.1. Dispositions générales

The Assistant s’engage à respecter les dispositions légales et réglementaires, françaises et communautaires, présentes et à venir applicables en matière de protection des données personnelles et notamment les dispositions de la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles. The Assistant s’engage à conserver les coordonnées (y compris les identifiants de connexion propres à l’Utilisateur) de l’Utilisateur confidentielles. Ces dernières ne pourront pas être communiquées à l’exception du ou des Intervenants chargé(s) de réaliser le Service. Elles peuvent l’être également à la solution de paiement, la solution de newsletter. Ainsi, ces données sont transmises uniquement à des fins de bonne gestion de la commande et du Service.

L’Utilisateur, quant à lui, reconnaît être autorisé à communiquer toutes les informations et documents portant sur des données et informations d’un tiers. Ledit tiers doit être informé de la communication des données le concernant à The Assistant. L’Utilisateur s’engage à procéder à toutes les démarches et à recueillir toutes les autorisations applicables auprès de son personnel, de ses Utilisateur et de tous les éventuels tiers extérieurs dont les données seraient communiquées à The Assistant. Ces derniers doivent avoir été avertis de l’utilisation de leurs données aux fins de réalisation d’un Service, des droits et voies de recours dont ils disposent. 

L'Utilisateur pourra fournir des adresses mail aux éventuels Intervenants chargés de réaliser le Service. Les éventuels Intervenants ainsi que The Assistant reconnaissent que ces adresses e-mails sont strictement personnelles et ne peuvent faire l’objet d’aucun partage.

6.2. Durée et modalités de conservation des données 

Les informations et pièces justificatives ainsi que l’intégralité des données collectées sur l’Utilisateur sont conservées sur la base de données de l’Application pendant toute la durée de traitement desdites informations. Une fois la demande réalisée et livrée dans son intégralité, les informations sont conservées et stockées sur un serveur sécurisé. Les informations et l’Espace personnel de l’Utilisateur sont supprimées passé un délai de 36 mois sans connexion. 

6.3. Mesures techniques

Les données sont conservées sur un serveur sécurisé à l’origine d’un fichier de données permettant de crypter et chiffrer les informations communiquées par l’Utilisateur mais également toutes ses données de connexion. L’Application est dotée d’un protocole permettant d’assurer la confidentialité des échanges de données entre le serveur et les informations communiquées par l’Utilisateur. 

6.4. Droit d’interrogation 

Conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, tout Utilisateur dispose d’un droit d’interrogation, d’accès, de modification, d’opposition et de rectification sur ses données personnelles en contactant The Assistant par voie postale, par e-mail ou via l’Application. 

6.5. Courriers électroniques

Conformément à l’article L34-5 du Code des Postes et communications électroniques, toute prospection directe réalisée par un Professionnel, sous quelque forme que ce soit, est subordonnée au consentement préalable de la personne visée.

Tout e-mail adressé par The Assistant est soumis au consentement préalable de l’Utilisateur qui aura été à l’origine de la communication de son adresse e-mail sur les Apps The Assistant. The Assistant adresse des e-mails afin d’assurer le bon fonctionnement des Apps The Assistant (renouvellement de mot de passe, vérification de connexion, etc.) et échanges avec les Intervenants et pour informer les Utilisateurs de toutes les éventuelles nouveautés, fonctionnalités, offres exceptionnelles, promotions, etc.

6.6. Prospection de partenaires

The Assistant ne dispose pas de partenariat et s’engage à ne pas communiquer les informations des Utilisateurs à d’autres fins que celles de la bonne gestion des commandes et des Services aux prestataires externes susceptibles d’intervenir et ci-avant énumérés.

7. Propriété intellectuelle

Conformément à l’article L122-4 du Code de la propriété intellectuelle, « toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayant droits ou ayants cause est illicite. Il en est de même pour la traduction, l’adaptation, la transformation ou la reproduction par un art ou un procédé quelconque ». Tout Utilisateur reconnaît disposer uniquement d’un droit d’utilisation des Apps The Assistant conformément aux présentes CGU. 

L’Utilisateur reconnaît disposer seulement d’un droit d’utilisation des Apps The Assistant, de son contenu, ses composants et de tous les éléments, qu’ils soient visuels ou sonores, les logos, les textes, charte graphique, mises en pages, illustrations, photographies, documents ainsi que de la technologie sous-jacente. Toute copie, reproduction, traduction, adaptation, transformation sans le consentement de The Assistant est interdite. Le non-respect de ces dispositions expose son auteur à des poursuites judiciaires. Toute étude de la solution, du site internet, de tous ses composants et toute activité de rétro-ingénierie sont formellement interdites. 

8. Réclamation 

Si un Utilisateur souhaite adresser une plainte à The Assistant, ce dernier peut écrire directement à l’équipe de The Assistant par le biais des Apps The Assistant ou écrire un e-mail à hello@team.theassistant.com. The Assistant fera de son mieux pour résoudre le problème. 

9. Force majeure

La responsabilité de The Assistant ne pourra pas être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes CGV découle d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence applicable en ce sens. L’exécution de l’obligation reposant sur The Assistant est suspendue pendant toute la durée de la force majeure sans aucune indemnisation de part et d’autre.

10. Droit applicable et juridiction 

Les CGU sont soumises au droit français et seront régies et interprétées selon ce droit. En cas de litige, les parties peuvent recourir à un mode de règlement amiable. 

A défaut de résolution du litige à l’amiable, le tribunal compétent est le tribunal du domicile de The Assistant.

Version en vigueur à compter du 2 février 2023

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