Comment A&G a accéléré sa croissance grâce à l’externalisation du support

Contexte

En 2016, Audrey & Gabrielle lancent leur agence d’architecture d’intérieur Maison A&G. Rapidement, l'agence rencontre beaucoup de succès et les co-fondatrices réalisent la nécessité de déléguer certaines tâches administratives pour se concentrer sur leur cœur de métier. En janvier 2022, elles intègrent TheAssistant pour externaliser leurs tâches chronophages et se concentrer sur la création d'intérieurs d'exception.

Missions confiées à TheAssistant

Les co-fondatrices souhaitent déléguer et automatiser plusieurs tâches telles que la gestion et le suivi des commandes et le standard téléphonique. À mesure que l’agence a grandi, les demandes se sont diversifiées et complexifiées. TheAssistant a suivi.

Standard téléphonique

Pour optimiser la gestion des appels et éviter les interruptions, Maison Audrey & Gabrielle a mis en place un standard téléphonique. Les appels sont filtrés selon leur nature (clients, fournisseurs, candidatures), les informations pertinentes sont collectées et transmises aux interlocuteurs concernés, et les messages d’accueil sont personnalisés pour refléter l’image de l’agence.

Commandes fournisseurs

TheAssistant prend en charge l’ensemble du processus de commande, depuis la demande de devis jusqu’à la livraison. Cela inclut la validation des devis, la création des factures clients, le passage des commandes auprès des fournisseurs et le suivi des livraisons.

Gestion financière et comptable

TheAssistant assure une gestion financière précise et conforme aux exigences de l’agence :

• Suivi des dépenses : Analyse mensuelle des dépenses effectuées , collecte des justificatifs, et maintien des plafonds de dépenses.
• Préparation à la TVA : Collecte des relevés bancaires, identification des dépenses sans justificatifs, importation des pièces manquantes, et communication avec l'expert comptable pour la déclaration de TVA.
• Facturation : Création et envoi des factures d’acompte, de rétrocommission, et de fournitures via Axonaut, en coordination avec les chefs de projet et le cabinet comptable.
• Relance des impayés : Suivi hebdomadaire des factures impayées, envoi de relances personnalisées, et mise en recouvrement si nécessaire.

Ressources humaines

TheAssistant a mis en place une gestion rigoureuse des ressources humaines, couvrant l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs :

• Intégration des nouveaux arrivants : Envoi des documents d’accueil, collecte des informations administratives, enregistrement sur les plateformes internes (ALAN, Crédit Agricole), et communication avec le cabinet comptable pour les formalités d’embauche.
• Suivi des collaborateurs : Gestion des absences, des notes de frais, et transmission des éléments variables pour l’établissement des bulletins de salaire. Téléchargement des bulletins, paiement des salaires, et archivage sécurisé sur le Drive.
• Contrats freelances : Renouvellement et envoi des contrats pour signature électronique via SignRequest, enregistrement sur le Drive, et suivi des échéances contractuelles.

Déplacements

TheAssistant organise également les déplacements professionnels, notamment les réservations de vols et d’hébergements à Dubaï, en s’assurant de la conformité des réservations avec les préférences des clientes.

Assistant spécialisé

L’agence utilise TheAssistant pour des besoins spécifiques comme la rédaction de contrats de pénalité de retard et la traduction de documents, allégeant ainsi la charge mentale de l'équipe.TheAssistant renseigne un fichier dédié aux apporteurs d’affaires, en enregistrant les informations pertinentes dès réception des échanges par email.

Assistant personnel

Les fondatrices sollicitent ponctuellement TheAssistant pour organiser des événements personnels, tels que des week-ends en famille, simplifiant ainsi leur quotidien.

Résultats

Aujourd’hui, l’agence compte 15 personnes et continue d'évoluer. TheAssistant les accompagne toujours dans leur croissance et suit l'évolution de leurs besoins :

Le Plan Team 1600 permet notamment :

• Un accès jusqu'à 20 utilisateurs
• La gestion des achats
• Des process d’équipe et personnalisés
• Un Account manager
  ‍
  

L’externalisation s’est déroulée de manière fluide grâce à l’adaptabilité de TheAssistant aux outils utilisés par l’agence (Revolut, Axonaut, Quickbooks, Signrequest etc.). Contrairement à des assistants virtuels classiques, la solution s'adapte à n’importe quel outil sans nécessiter de formation ou de management supplémentaire. De plus, l'interface permet de suivre l’avancée des tâches déléguées, allégeant ainsi réellement la charge mentale.

TheAssistant a aussi facilité la transformation digitale de l'agence en mettant en place des process de paiement (avec Qonto), de signature de contrat (avec Sign Request) et de collaboration documentaire sur un drive commun.

Conclusion 

TheAssistant est devenu un véritable bras droit pour l’agence. Il permet un gain de temps et un confort d’esprit, améliorant l’équilibre vie professionnelle et personnelle de l’équipe.