Comment Prisma Media a remplacé une assistante senior par TheAssistant

David Berrebi, Chief Transformation Officer chez Prisma Media, raconte comment il a confié la continuité de son assistanat à TheAssistant après le départ à la retraite de son assistante de longue date.

Une transition stratégique

« J’avais une assistante à distance qualifiée de longue date qui partait à la retraite. Et je me suis dit : pourquoi ne pas trouver une solution un peu plus moderne ? »

Pour David Berrebi, membre du top management de Prisma Media, l’enjeu était clair : maintenir le même niveau d’efficacité et de fiabilité dans la gestion de son quotidien professionnel, tout en explorant une nouvelle approche plus agile, plus adaptée aux contraintes de son poste.

Un utilisateur déjà convaincu par le potentiel de l’IA

Ancien actionnaire d'une entreprise pionnière d’assistanat automatisé, David avait déjà cette intuition : l’IA, alliée à l’humain, pouvait être un levier stratégique pour les tâches de support.

« J’avais toujours en tête cette idée que l’IA allait aider dans ces travaux administratifs. […] Il est plus flexible d'avoir une assistante externe. »

Son objectif : trouver une solution qui combine continuité, scalabilité et flexibilité. Il découvre TheAssistant via une simple recherche Google.

Une prise en main fluide

Pour David, le test est concluant. Juste avant son départ à la retraite, son assistante historique a pris le soin de former Lisa Green, l’avatar TheAssistant, qui a ainsi pu prendre le relais sans transition.

« Honnêtement, je n’ai pas vu d’écart par rapport à avant. J’ai même vu quelques avantages, notamment là où quand mon assistante partait autrefois en vacances je me retrouvais seul. Alors que derrière Lisa, il y a toujours une personne de l'équipe TheAssistant. »

David délègue via Google Chat, principalement sous forme de vocaux. Chaque semaine, il fait un point hebdo en visio avec Lisa, comme il le faisait auparavant. Il garde ainsi ses rituels sans avoir à tout réinventer.

Des tâches gérées avec fiabilité

Dans un environnement où les imprévus sont quotidiens et les calendriers exigeants, TheAssistant assure une prise en charge large et polyvalente :

• Organisation et coordination d’agenda complexe (top management)

• Réservations (restaurants, déplacements ;

• Suivi des commandes et des achats ;

• Renouvellement d’abonnements ;

• Gestion des livraisons de repas, accueil téléphonique ;

• Mise à jour d’annuaires internes ; et

• Programmation et comptes rendus de réunions.

Lisa a également accès aux outils internes de Prisma Media (Google Drive, outils d’achats, intranet…) et interagit avec les assistantes internes pour garantir une parfaite fluidité.

Une charge mentale allégée et une efficacité renforcée

David insiste : il ne s’agit pas uniquement de “déléguer des tâches”, mais bien de libérer de la charge mentale, en s’assurant que chaque action est prise en main.

« Je peux me concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. Et déléguer les tâches à faible valeur ajoutée. »

Il apprécie également la transparence sur le volume d’actions réalisées pour chaque tâche, qui permet de prendre conscience de la complexité réelle derrière une demande apparemment simple.

« Un simple rendez-vous, parfois on pense que c’est deux actions… Et on se retrouve avec quinze mails échangés, trois coups de téléphone et un lieu à changer deux fois. »

De nouveaux horizons de tâches à déléguer

Satisfait de l'usage actuel de TheAssistant, David envisage désormais de déléguer des tâches plus stratégiques, comme :

• La prospection B2B pour vendre des abonnements à la revue Harvard Business Review France

• La recherche de leads ou de consultants

• La synthèse hebdomadaire de veille technologique

« Je pense que TheAssistant peut aussi intervenir sur des tâches nouvelles, plus commerciales, plus marketing. »

Une solution pensée pour les dirigeants ambitieux

TheAssistant n’est pas seulement un assistant virtuel : c’est un dispositif complet, fiable, réactif et intégré, capable d’assister un membre du top management dans une entreprise du calibre de Prisma Media.

« TheAssistant, c’est vraiment utile pour quelqu’un qui a une assistante proche de la retraite, ou qui n’est pas satisfait de l’organisation actuelle. […] Ou même pour un consultant qui veut une solution statutaire, à son nom. »

Ce pari audacieux sur l’innovation illustre qu’il est possible, même au sommet, de déléguer autrement — sans renoncer à l'excellence.