Assistance administrative aux entreprises : gagnez du temps | TheAssistant

Quelles sont les tâches réalisées par une assistante administrative ?

Le champ d’intervention d’une assistante administrative est non seulement vaste et évolutif. Véritable caméléon, elle s’adapte à la structure et aux besoins spécifiques de chaque organisation. Parmi ses missions principales :

• La gestion courante des documents : rédaction, mise en forme, classement, archivage numérique.
• Le suivi comptable et facturation : préparation des devis, relances clients, gestion des notes de frais, liaison avec l’expert-comptable.
• L’organisation logistique : prise de rendez-vous, planification de réunions, gestion de déplacements professionnels.
• Le soutien RH : suivi des congés, rédaction de contrats de travail, gestion des dossiers du personnel.
• Le standard et la relation client : réponse aux appels, filtrage des mails, traitement des demandes entrantes.

Bon à savoir :
Certaines assistantes administratives se spécialisent dans des secteurs précis pour répondre à des besoins spécifiques et développer une expertise dans ses domaines (juridique, médical, tech).

Quels sont les services proposés par TheAssistant ?

Avec TheAssistant, l’assistance administrative se digitalise, s’automatise… et s’humanise. Nos assistantes indépendantes sont de vraies personnes, pas des bots. Elles sont sélectionnées avec soin parmi des milliers de candidatures chaque mois, disponibles à la demande, sans engagement à long terme. Un modèle hybride qui allie à la fois la rigueur d’un cabinet de gestion et la flexibilité du freelancing.

Vous pouvez bénéficier ainsi :

• Délégation à la carte : vous choisissez les tâches à déléguer, selon vos pics d’activité ou vos urgences.
• Expertise sectorielle : des profils d’assistants expérimentés dans votre domaine (BTP, santé, tech, etc.), capables de s’adapter à vos outils et procédures internes.
• Disponibilité immédiate : votre assistante est disponible immédiatement et sans interruption du lundi au vendredi de 9h à 18h.
• Suivi et pilotage : un dashboard centralisé vous permet de pour suivre l’avancée de vos missions en gardant un œil sur les tâches effectuées. Vous pouvez même laisser une note et un feedback à votre assistante afin qu’elle puisse s’améliorer continuellement.

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Quels sont les avantages et les inconvénients d’une assistante administrative ?

Comme toute embauche ou collaboration, recourir à une aide administrative en entreprise présente des avantages et des inconvénients. 

Les avantages d’une assistante pour l’entreprise

• Un gain de temps concret : fini les soirées à classer les factures mises de côté pour plus tard ou les fins de semaines noyés à faire toutes les relances repoussées.
• Une organisation fluidifiée : les process sont mieux documentés, les échéances respectées, c’est moins de risque d’erreurs et d’oublis.
• Une meilleure productivité : les équipes se recentrent sur leurs missions à forte valeur ajoutée ce qui par ricochet, améliore leur bien-être au travail.
• Une solution flexible : la solution évolue selon vos besoins, et l’abonnement est sans engagement.
• Une réduction des coûts : pas de charges salariales, pas d’équipement à fournir, paiement à la mission, vous n’êtes pas soumis aux obligations liées à une embauche.

Les inconvénients d’une secrétaire indépendante pour l’entreprise

• Un temps de cadrage nécessaire : il faut commencer par bien briefer l’assistante pour garantir l’efficacité de la collaboration et délimiter le champ de ses missions.
• Un besoin de structuration : seule une entreprise organisée avec des procédures claires pourra déléguer efficacement.
• Un management à distance : même si la majorité des assistantes administratives travaillent en remote, cela nécessite une bonne communication et des outils collaboratifs adaptés.

Bilan : les bénéfices surpassent largement les contraintes, à condition de bien cadrer la mission dès le départ.

Pourquoi faire appel à une assistance administrative pour une entreprise ?

1. Pour alléger la charge mentale des dirigeants

Diriger une entreprise, c’est jongler avec mille sujets à la fois. Une assistante administrative agit comme un filtre, triant l’urgent du non urgent, priorisant, planifiant. Résultat : vous vous déchargez, vous prenez du recul et vous décidez mieux.

2. Pour gagner en professionnalisme

Un devis complet, envoyé à temps, une relance bien formulée, une gestion rigoureuse des documents RH… ce sont des détails qui font la différence dans la relation client. Moins d’erreurs, plus de professionnalisme, le combo gagnant pour booster la réputation de votre entreprise et la confiance auprès de vos fournisseurs et clients.

3. Pour absorber les pics d’activité

Lancer un produit, organiser un événement, clôturer un trimestre fiscal… Ces moments charnières demandent souvent un soutien ponctuel mais intensif. L’assistante administrative intervient comme un renfort agile et efficace.

4. Pour tester sans risque

Faire appel à une assistante administrative indépendante, c’est aussi une façon de tester une délégation sans recruter immédiatement. Un bon moyen de valider vos besoins avant d’envisager un poste en interne.

5. Pour piloter à distance

Dans un monde du travail devenu hybride, voire nomade, avoir une assistante administrative opérationnelle à distance est un atout indéniable. Elle s’intègre à vos outils de travail (Teams, Google Workspace, ClickUp…) et reste connectée au quotidien.

Quel est le tarif d’une assistance administrative pour une entreprise ?

Les tarifs varient en fonction de plusieurs critères : la complexité des missions, le niveau d’expertise requis, la durée d’intervention et la spécialisation sectorielle.

En moyenne, on observe :

• Entre 30 et 45 € de l’heure pour une assistante freelance expérimentée.
• Des forfaits mensuels à partir de 300 € pour quelques heures par semaine.
• Des Plans évolutifs avec des plateformes comme TheAssistant, qui ajustent les missions au volume réel de travail.

Conseil : privilégiez une logique de retour sur investissement plutôt qu’un tarif horaire. Si déléguer vous permet de générer plus de chiffre d’affaires ou d’éviter des erreurs coûteuses, le calcul est vite fait. Alors prenez le temps, demandez des  devis et choisissez.

Conclusion : gagnez du temps, recentrez-vous sur l’essentiel

Faire appel à une assistante administrative indépendante en entreprise, est un choix stratégique, un acte de management moderne, et une aide administrative précieuse pour l’entreprise, orientée vers la performance et le bien-être au travail.

Un premier pas vers une organisation plus fluide, plus sereine et plus performante.

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