Pourquoi sous traiter la gestion administrative de votre entreprise ?

Gérer une entreprise ne signifie pas tout faire seul

Créer son entreprise, c’est souvent plonger tête la première dans une multitude de démarches : rédaction des statuts, immatriculation, ouverture de compte pro, dépôt de capital, choix des options fiscales, etc. Autant de tâches cruciales… mais chronophages.

Et après la création ? Le quotidien administratif prend le relais : même avec une structure déjà bien en place, l’administratif reste un gouffre à temps et à énergie : factures à traiter, échéances URSSAF, relances, reporting comptable, coordination RH… Autant de tâches nécessaires, mais peu stratégiques.

Pourquoi sous-traiter l’administratif de son entreprise ?

1. Déléguer pour se concentrer sur l’essentiel.

Externaliser les tâches de back-office permet de garder du temps pour la stratégie, le produit, ou la recherche de clients.

2. Éviter les erreurs.

Une immatriculation mal remplie, un mauvais choix de régime fiscal, une relance oubliée… Les conséquences peuvent être coûteuses.

3. Ne pas recruter trop tôt.

Embaucher une office manager dès le début est risqué : coût fixe élevé, besoin encore flou. L’externalisation est plus agile.

TheAssistant : votre copilote administratif

TheAssistant est une solution conçue pour les entrepreneurs qui veulent aller vite sans gérer une équipe. Contrairement à une assistante classique ou un freelance isolé, TheAssistant vous permet de :

• Déléguer à une équipe formée, disponible et suivie,
• N’avoir qu’un seul canal de communication (mail ou messagerie),
• Bénéficier d’une facturation au temps passé, à la minute près,
• Obtenir un résultat garanti (corrections prises en charge en cas d’erreur),
• Accéder à un service flexible, sécurisé et sans interruption.

Comment fonctionne la tarification chez TheAssistant ?

L’unité de facturation est l’action. Les actions sont des unités de mesure de travail comptabilisées dès lors qu'une tâche est réalisée par un assistant (robot ou/et humain). Elles tiennent compte de la qualification et du temps productif passé par l'assistant (48 actions correspond en moyenne à 1 heure de travail d'un assistant). 

Les avantages de ce modèle :

• Le client ne paie que le temps réellement passé sur la tâche.
• Ce modèle rend les coûts prédictibles, transparents et contrôlés (avec la possibilité de poser des limites de temps).

📌 Bon à savoir : déléguer avec TheAssistant, ce n’est pas juste confier une tâche, c’est s’alléger d’un poids invisible. Vous transmettez votre besoin, le contexte, l’objectif, et on mobilise les bonnes personnes, au bon moment, avec un seul impératif : que ce soit fait, bien, et sans que vous ayez à y penser.

Une efficacité renforcée par l’IA et l’automatisation

TheAssistant s’appuie sur l’IA pour :

• Rappeler les échéances importantes automatiquement,
• Dispatcher les tâches au bon assistant en fonction des expertises et des disponibilités,
• Suivre l’état d’avancement des missions,
• Suggérer des automatisations sur-mesure (par exemple, en connectant des outils via Zapier pour créer des tâches automatiquement).

Par exemple, si un client dispose d’un compte Zapier, il peut configurer des règles comme : “si je reçois un mail contenant une facture, une tâche de pré-comptabilité est automatiquement créée pour TheAssistant”.

Quelles tâches déléguer concrètement ?

• Gestion de la boîte mail
• Suivi des paiements et relances clients
• Préparation des virements
• Récupération et tri des justificatifs pour la comptabilité
• Suivi URSSAF, RSI, mutuelles
• Coordination RH (recrutements, onboarding, contrats)
• Gestion d’agenda et prise de rendez-vous
• Pilotage administratif transversal

👉 L’équipe s’adapte à vos outils : Pennylane, Tiime, Quickbooks, Dougs, Agicap, Axonaut, Qonto, Slack, Google Drive…