Les tâches pertinentes à confier à un assistant virtuel

Chez TheAssistant, l’ensemble des demandes qui passent par notre plateforme font l’objet de toute notre attention. L’audit de ces dernières nous a montré que les demandes de recherche représentent de loin le type de tâches sur lequel nous avons été le plus sollicités par nos clients. Mais déléguer des missions de recherche est-il le moyen le plus efficace de faire appel à un assistant ? Rien n’est moins sûr.
David GERARD
January 22, 2020

Quelles sont les tâches les plus efficaces et faciles à déléguer aux assistants virtuels ?

Un client nous a récemment demandé quelles étaient les tâches les plus efficaces qu'il pourrait rapidement envoyer à TheAssistant. Cette question est pertinente. Nous avons donc voulu étudier le sujet et proposer une réponse pertinente et chiffrée.
Pour découvrir quelles étaient ces tâches,nous avons extrait des données de notre plateforme. Nous avons ainsi calculé le temps total qu’il faudrait aux clients pour effectuer une tâche particulière eux-mêmes. Ensuite, nous avons pris en compte le temps total qu’il leur faut pour les déléguer.
Ces informations nous ont permis de dresser une liste des tâches les plus appropriées pour un assistant virtuel.

 

Top 5 des tâches à confier à un assistant virtuel

En utilisant les données de notre plateforme,voici les 5 tâches les plus efficaces à envoyer à votre assistant.

#5 Recherches

Notre première tâche concerne les demandes de recherche. Celles-ci peuvent inclure la recherche de solutions, l'extraction de données, la recherche de concurrents et la recherche d'informations de contact. Comme nous pouvons le voir ci-dessous, bien que les recherches soient les tâches les plus demandées, ce ne sont pas forcément celles qui font le plus gagner de temps.

Nombre moyen de demandes de recherche par mois : 10
Temps moyen nécessaire pour le faire vous-même : 9,3 h / mois
Temps total qu'il vous faudrait pour déléguer : 1,67 h / mois
Ratio du temps gagné en déléguant vos recherches en ligne : 5,5 / 1

#4 Saisie de données

Importer des données, copier des informations à partir de sites Web et saisir des données dans des formulaires sont quelques-unes des demandes de saisie de données les plus courantes.

Nombre moyen de demandes par mois : 5
Temps moyen nécessaire pour le faire vous-même : 5 h / mois
Temps total qu'il vous faudrait pour déléguer : 50 min / mois
Ratio du temps gagné en déléguant vos saisies de données : 6 / 1

#3 Coordination des déplacements

En moyenne, la préparation d'un déplacement prend environ une heure et demie. Cela comprend la recherche de vols, la planification d’itinéraires et la réalisation d’achats pour le compte de clients. C’est donc une tâche chronophage sur laquelle un assistant virtuel peut vous faire gagner du temps.

Nombre moyen de voyages réservés par mois : 3
Temps moyen nécessaire pour le faire vous-même : 4,5 h / mois
Temps total pour déléguer : 30 min / mois
Ratio du temps gagné en déléguant l'organisation de vos déplacements : 9 /1

#2 Calendrier des réunions

Il faut généralement 15 minutes pour trouver une plage horaire ouverte dans le calendrier de chaque parti. De plus, nous constatons généralement qu'approximativement 3 à 3,5 e-mails par réunion sont nécessaires. Les réunions font partie des incontournables en entreprise. Par conséquent, leur organisation peut finir par peser en volume horaire. Lorsque vous intégrez un assistant dans la boucle de vos échanges par mail, la délégation prend environ 1 minute par réunion. Cette tâche est donc bien plus intéressante à déléguer que les recherches,quel que soit leur type.

Nombre moyen de réunions par mois : 30
Temps moyen nécessaire pour le faire vous-même : 7,5 h / mois
Temps total pour déléguer : 30 min / mois
Ratio du temps gagné en déléguant la prise de rendez-vous : 15 / 1

#1 Transcription

Les métriques standard de l'industrie indiquent que pour chaque heure audio, il faut 4 heures à l'assistant pour réaliser la transcription. L’usage d’un assistant virtuel pour la transcription est parfaitement adapté. Déléguer cette tâche simple ne prend que quelques minutes, mais vous permet de dégager de nombreuses heures dans votre planning.

Nombre moyen de demandes par mois : 3 appels audio d'une heure
Temps moyen nécessaire pour le faire vous-même : 12 h / mois
Temps total pour déléguer : 15 min / mois
Ratio du temps gagné en déléguant la transcription de vos fichiers audios : 48/ 1

Mieux maîtriser votre planning grâce à l’assistant virtuel

Tous ces ratios ne sont bien entendu pas universels et varient bien sûr en fonction des spécificités de chaque demande. En effet, le volume ou bien encore l’organisation spécifique peuvent modifier ces chiffres. Cependant, étudier la moyenne de temps gagné pour les missions qui nous sont confiées permet d'identifier les missions les plus intéressantes et efficaces à déléguer. Ces données sont donc intéressantes pour gagner en efficacité au quotidien. Apprendre à déléguer des tâches efficacement à une technologie est idéal pour ne plus perdre de temps. Ce temps gagné peut ainsi être mis en œuvre sur des tâches plus intéressantes et à forte valeur ajoutée.

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