Comment automatiser l'envoi de mail avec Outlook ?

L’automatisation d’un email est une fonction élémentaire, dont nous sommes nombreux à nous servir. On imagine alors que celle-ci sera facile à activer sur n’importe quelle boîte de réception. Or, vous voilà ici… Vous n’avez pas trouvé comment automatiser l’envoi de mail avec Outlook ? Rassurez-vous, cela est en réalité très simple et ne vous demandera que deux minutes. Restez jusqu’à la fin, car nous partageons avec vous non pas une ni même deux, mais trois astuces pour automatiser vos emails avec Outlook !
Romane Salvador
Publié le  
May 20, 2022
, mis à jour le  
June 23, 2022 10:02

4 étapes pour programmer l’envoi de mail automatiquement via Outlook

  1. Rédigez le mail dont vous voulez programmer l’envoi, ajoutez l’objet et les destinataires.
  2. Dans l’onglet « Message », rendez-vous dans la balise « Indicateurs », puis cliquez sur la flèche située en bas à droite afin d’ouvrir les « Options de message ».

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  1. Une fois cet onglet ouvert, cochez la case « Ne pas envoyer avant » qui se situe dans les « Options de remise ». Indiquez le jour et l’heure auxquels vous souhaitez que votre message soit envoyé. Une fois que cela est fait, cliquez sur « Fermer ».

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  1. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Envoyer ». Vous devriez maintenant voir un message en attente dans votre boîte d’envoi. Celui-ci basculera en temps et en heure dans « Éléments envoyés ».

Et voilà, votre email est programmé ! Cette petite astuce vous permet d’avoir une chose de moins à laquelle penser, et de dégager plus de temps pour les tâches importantes.

Envoi d’un mail automatique sur Outlook depuis Excel : c’est aussi possible !

Aussi surprenant que cela puisse paraître, vous pouvez aussi automatiser l’envoi d’un email avec Excel et Word. Cette seconde astuce est particulièrement utile si vous souhaitez envoyer un email à un grand nombre de personnes en personnalisant à chaque fois certaines informations, telles que le prénom, le nom ou encore une date. C’est ce que l’on appelle les champs de fusion, ou champs dynamiques.

Les 7 étapes pour y parvenir vont sont détaillées pas à pas dans l’article dont nous vous avons communiqué le lien au début de ce paragraphe.

Un assistant administratif personnel : la solution la plus personnalisée

Savez-vous que nous dédions presque un tiers de notre temps de travail hebdomadaire au traitement des emails ? N’avez-vous pas en tête mille et un projets et tâches à plus haute valeur ajoutée auxquels vous aimeriez pouvoir vous consacrer ? On parie que si !

Apprendre à déléguer est une façon de se réapproprier ce temps. Un assistant administratif virtuel travaille à distance pour être à vos côtés quand vous le désirez, tout en se faisant discret. Celui-ci peut programmer vos emails sur une semaine, un mois ou un an. De votre côté, vous n’aurez qu’à le dire qu’une fois. Les compétences d’un assistant administratif sont bien sûr beaucoup plus larges, allant de la création de contrats jusqu’à l’envoi de factures, en passant par l’édition de rapports de dépenses. Vous découvrirez ses atouts au fil du temps, au gré de vos besoins.

Vous êtes prêt à savoir combien d’heures vous passez en moyenne chaque année sur votre boîte email ? Utilisez cette calculatrice ! À titre d’exemple, si vous recevez une moyenne de 30 emails par jour (ce qui nous semble peu), cela représente 138 heures par an. Vous auriez eu le temps de lire 11 fois les 7 tomes de la saga Harry Potter. C’est aussi le temps nécessaire pour escalader le Mont Everest… On ne sait pas vous, mais nous, on trouve que ça fait réfléchir !

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