3 minutes pour commencer à déléguer efficacement

Êtes-vous prêt à prendre trois minutes de votre temps pour commencer à déléguer efficacement puis gagner du temps ? C’est le moment de tenter le coup…
Romane Salvador
June 25, 2021

Déléguer, c’est s’autoriser un gain de temps, d’énergie, voire d’argent. Une belle promesse qui ne peut être tenue qu’à une seule condition : savoir déléguer efficacement. Et pour ça, quelques règles d’or pas si compliquées sont à assimiler ! 

Avoir le bon discours…

Un jour, votre chef est venu vous trouver pour vous confier une mission « de la plus haute importance ». Tellement importante, qu’il a passé une heure à vous expliquer ce qu’il fallait faire et ce qu’il ne fallait surtout pas faire. Or, pendant cette heure, votre chef aurait eu tout le temps d’accomplir la tâche lui-même… Et vous vous demandez d’ailleurs pourquoi il ne l’a pas fait. Voici un exemple parfait de délégation ratée, s’il s’agit d’une tâche en one shot. Dans le cas d’une tâche récurrente, ce temps doit être perçu comme un investissement sur le long terme.

Pour déléguer efficacement, vous devez impérativement apprendre à faire confiance à vos équipes qui sont en quête de responsabilités et de reconnaissance.

Une autre fois, ce même chef est entré comme une bourrasque dans votre bureau. Il fallait faire ce « truc urgent » dont il n’avait pas le temps de vous parler, sous prétexte qu’il avait de toute façon « une totale confiance en vous ». Vous vous étiez senti perdu et stressé.

Pour déléguer efficacement, vous devez exprimer clairement le résultat attendu et non le processus en large et en travers.

Le bon discours à adopter, c’est en dire assez, sans en dire trop.

Vous pouvez construire votre discours autour du principe d’objectifs SMART :

  • Spécifique 
  • Mesurable
  • Atteignable 
  • Réaliste
  • Temporel

Voici ce que cela peut donner :

  • J’ai besoin que tu envoies le recommandé […] à notre client […] avant 17 heures, car il doit […]. Pourras-tu m’envoyer un email une fois que ce sera fait ?
  • Je cherche un disque dur externe de minimum 4 To pour mon ordinateur. Peux-tu me proposer 3 modèles à moins de 150 € ? 

H3 : Définir des process pour les tâches techniques ou plus longues

Oui, cette étape risque d’être longue. Mais une fois réalisée, c’est en partie grâce à elle que vous allez gagner beaucoup de temps. Sur un logiciel de prise de notes tel que Evernote, rédigez la liste des étapes pour une tâche X. Le but d’un process est que n’importe qui, à n’importe quel moment, comprenne de quoi il s’agit et réussisse sa mission. Plus ce process sera détaillé, plus votre collaborateur travaillera en toute autonomie.

Ces process n’excluent pas la mise en place de points de contrôle, du moins dans les premiers temps de la délégation.

… auprès de la bonne personne

Celle qui est compétente, et peut-être même plus que vous

Non seulement vous devez vous demander qui peut faire ce travail à votre place, mais vous devriez oser vous demander qui peut faire ce travail mieux que vous ! Ceux qui ont peur de déléguer se servent de cette excuse pour ne pas le faire : ils sont persuadés que personne ne pourra faire aussi bien qu’eux… En réalité, les managers ou entrepreneurs qui semblent tout réussir sont souvent ceux qui savent le mieux s’entourer. Ils n’ont aucun souci à reconnaître que telle personne est meilleure qu’eux dans tel domaine et délèguent aussi simplement qu’efficacement.

Celle qui a envie de faire cette mission

Les notions de plaisir et de bien-être au travail sont de plus en plus centrales dans le monde du travail du 21e siècle, et c’est tant mieux ! Confiez une tâche intéressante et stimulante à un collaborateur et vous aurez toutes les chances d’obtenir d’excellents résultats ! Les compétences s’acquièrent, la motivation moins. Vous pourrez toujours proposer une formation à un salarié, mais vous aurez plus difficilement la main sur son degré de motivation.

De manière plus générale, nous ne pouvons que vous conseiller d’être patient. Si vous avez choisi la bonne personne à qui déléguer et que vous le faites de façon bienveillante et méthodique, cela ne pourra vous être que bénéfique !

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