Secrétaire virtuelle : son rôle et intérêt dans l'entreprise

Qu’est-ce qu’une secrétaire virtuelle ?

Le terme de « virtuel » pouvant porter à confusion, le premier objectif de cet article sera de préciser la définition de « secrétaire virtuelle ». 

Une ou un secrétaire virtuel effectue son travail à distance, la plupart du temps depuis son domicile ou par exemple dans un espace de coworking. Il s’agit donc d’une solution à la fois plus flexible et moins coûteuse que l’embauche d’une personne à plein temps. L’assistant virtuel est en effet un excellent compromis budget/efficacité, notamment parce que les charges sociales à payer sont inexistantes et qu’il est facile de constater le travail véritablement accompli.

Pour résumer, ce travailleur indépendant est capable d’endosser l’ensemble des missions de secrétariat sans avoir besoin d’être dans vos locaux. Il deviendra un élément essentiel de votre entreprise, sans y être physiquement.

En quoi consiste le travail d'une secrétaire virtuelle ?

De manière générale, une ou un secrétaire virtuel est un soutien pour la réalisation de tâches liées au secrétariat. Cela englobe bien sûr l’administratif, mais aussi la bureautique, les ressources humaines ou encore la comptabilité.

Mais pour vous faire une idée plus précise de ses missions, voici 5 exemples de tâches que nos assistants administratifs ont l’habitude de prendre en charge :

• Gérer votre courrier électronique
• Créer et envoyer une facture
• Effectuer une démarche administrative
• Relancer un impayé
• Trier des données

On peut également citer la gestion de vos appels ou la rédaction de documents. L’un des avantages du secrétariat virtuel est qu’il n’y a pas de fiche de poste fixe. Votre assistant virtuel ajuste ses missions en fonction de vos besoins réels, en temps réel. Cette flexibilité permet d'économiser de belles sommes chaque année, tout en ayant la possibilité d'étendre le contrat au fur et à mesure que l’entreprise se développe et nécessite davantage de services.

Pourquoi recourir aux services d’une secrétaire virtuelle ?

Pour déléguer les tâches à plus faible valeur ajoutée

Le travail à distance rend plus accessible la possibilité de délégation, une notion qui nous tient à cœur car nous savons d’expérience quel gain de temps elle représente. Et nous parions que, vous aussi, vous courez après le temps. Si vous ne savez pas comment déléguer efficacement, l’article du même nom vous prodigue des conseils concrets pour vous aider à tendre vers cette voie.

Pour de nombreuses petites entreprises et pour les entrepreneurs, l'idée de confier certaines tâches à un assistant virtuel est intimidante. Certains dirigeants pensent qu'ils n'ont pas le budget ou le temps d'introduire un secrétaire virtuel dans leur société. Cependant, tout comme vous ne pouvez pas construire un empire seul, vous ne pouvez pas gérer tous les aspects de votre entreprise seul.

Par ailleurs, la délégation permet une meilleure distribution des tâches à vos éventuels employés. Un salarié à temps plein, en particulier ceux qui ont plus d'ancienneté ou de talent, peut rester concentré sur des questions plus urgentes ou plus complexes. Tout le monde sera gagnant !

Gagner du temps

Cette seconde raison est étroitement liée à la première, mais il était important de la remettre en avant. Nous savons tous que le temps, c'est de l'argent – d’autant plus dans le monde des affaires. Vous gagnerez d’une part du temps sur toutes ces tâches chronophages qui ne font pas partie de votre cœur de métier, d’autre part sur le temps de formation qui n’est pas nécessaire, votre secrétaire virtuel étant déjà un expert.

Pour faire des économies sans se priver de la qualité

Si les grands groupes peuvent faire appel à un secrétaire virtuel, cette solution semble encore plus séduisante pour les TPE, PME, ainsi que pour les entrepreneurs. La principale raison concerne les avantages financiers dont nous avons parlé plus haut. En l’absence de charges et avantages sociaux et de matériel informatique supplémentaire à acheter, le budget est tout de suite plus simple à maîtriser. C’est dans ce sens que The Assistant propose une option grâce à laquelle vous rémunérez votre secrétaire virtuel à la tâche, tandis que d’autres de nos abonnements incluent par exemple 100 ou 800 actions par mois.

Pour bénéficier de multiples compétences

Une autre raison de faire appel aux services d’un secrétaire virtuel est pour la diversité des tâches dont il peut s’occuper, comme nous avons déjà pu le voir ensemble. Cette polyvalence est une réponse à vos défis du quotidien.