4 niveaux d'assistant pour gagner du temps : Lequel choisir ?

Les tâches à effectuer en une journée nous semblent parfois insurmontables. Ceci peut être dû à un problème d’organisation ou un manque de temps. Avez-vous pensé à prendre un assistant ? C’est une solution pour optimiser son temps et ainsi libérer de la place dans son planning. Nous vous proposons quelques conseils pour trouver l’assistant qui conviendra le mieux à votre situation.
David Gerard
May 27, 2019

L’art de déléguer les tâches de manière efficace

En entreprise, déléguer est nécessaire. Cependant, il n’est pas rare que votre collaborateur ne soit pas qualifié pour cette tâche précise. Dans ce cas, vous perdrez du temps au lieu d’en gagner. En effet, dans le pire des cas vous devrez finalement effectuer vous-même la mission que vous avez tentée de déléguer. Votre productivité s’en trouve alors amoindrie.

Une formation adaptée et des informations très claires sont par conséquent deux éléments indispensables pour confier des tâches à un assistant. Concrètement, des niveaux de compétences se dessinent en fonction de la formation de votre assistant ainsi que de vos propres besoins et exigences. Nous avons dressé ci-dessous la liste des différentes catégories d’assistant. Pour chaque catégorie, vous trouverez le niveau d’engagement nécessaire de votre part ainsi que le cadre professionnel le plus adapté pour l’assistant en question.

Niveau 1 : l’assistant “photocopie”

Son manque d’expérience limite ce type d’assistant à des tâches relativement sommaires. Cependant, il peut être utile et vous aider à gagner du temps sur des micros-tâches. Vous devez être mesuré dans vos demandes et lui fournir des missions qu’il peut réaliser. Répondre à un contact, prendre un rendez-vous, saisir des données sont des choses qu’il peut faire. Aucune initiative ne sera prise par cet assistant, vous devrez donc y investir du temps aussi bien pour lui expliquer ce vous attendez du rendu que dans le contrôle du résultat. C’est pourquoi vous devrez passer beaucoup de temps pour l’aider dans ses missions et le superviser.
Les progrès de l’intelligence artificielle permettent de remplacer peu à peu ce type de profil. Certaines entreprises proposent ce genre de services. Leur efficacité est notable si tant est que vous leur fournissez les informations nécessaires. Dans le cas de prise de rendez-vous, par exemple, il vous sera nécessaire de préciser plusieurs éléments : les participants à inviter, la durée de la réunion ou bien encore vos disponibilités.

Niveau d’engagement nécessaire : élevé, surtout si vous êtes perfectionniste ou ne laissez pas de place à l’erreur.

Dans quelle situation le choisir : vous avez des besoins très basiques, tâches simples et répétitives ne nécessitant aucune prise de décision.

Niveau 2 : l’assistant “administratif”‍

‍Dans cette catégorie, nous retrouvons des collaborateurs plus qualifiés. Souvent, diplômés d’études en Assistanat Administratif et Gestion, ils peuvent prendre en charge un nombre beaucoup plus conséquent de missions. Ainsi, des tâches administratives telles que la gestion d’agenda, la pré-comptabilité, le suivi de clients, les relances de prospects ou les commandes de fournitures de bureau sont largement dans leur champ de compétences. L’assistant administratif contribue donc à vous faire gagner beaucoup de temps. Cependant, bien qu’il soit plus indépendant que l’assistant inexpérimenté, il n’est tout de même pas totalement autonome. Vous devez par conséquent l’accompagner dans le processus de décision. Pour que les missions qui lui sont dévolues soient réalisées dans les meilleures conditions possibles, vous devez ainsi établir des procédures prédéfinies que l’assistant suivra à la lettre.

Niveau d’engagement nécessaire : élevé au début de chaque nouvelle tâche, puis faible pour les tâches récurrentes ou répétitives.

Dans quelle situation le choisir : vous faites confiance assez facilement et vous êtes prêt à investir un peu de temps dans la formation initiale de votre assistant.

Niveau 3 : l’assistant “exécutif”‍

‍Il s’agit de l’assistant possédant un certain niveau d’expertise. Celui-ci sait parfaitement comment réaliser les tâches qui lui sont confiées.

C’est un individu proactif, organisé, possédant un bon niveau d’analyse et de synthèse. Ces qualités lui permettent de s’impliquer pleinement dans les prises de décisions puis de les orienter. De plus, il possède toutes les compétences pour prendre en charge certains dossiers ou négociations. S’il se révèle très capable, des responsabilités de gestion des affaires courantes peuvent lui être dévolues en cas d’absence de son supérieur hiérarchique. Finalement, l’avis de cet assistant est valorisé et c’est en définitive, par son indépendance, un membre à part entière du processus décisionnel de l’entreprise.

Niveau d’engagement nécessaire : faible, votre assistant comprend rapidement les situations et les demandes. Grâce à cela, il vous aide dans tout type de tâches.

Dans quelle situation le choisir : vous cherchez le meilleur assistant possible et avez suffisamment de travail à déléguer pour occuper votre assistant à temps plein.

Niveau 4 : L’assistant “hybride exécutif”‍

‍Les différents assistants précédemment présentés possèdent tous des avantages, mais aussi des inconvénients. Pour gagner en efficacité en entreprise, l’idéal serait des assistants possédant tous les points positifs sans les négatifs. La solution existe : l’assistant hybride. C’est grâce à lui que TheAssistant a disrupté le marché des assistants en proposant des assistants humains “assistant exécutif”, mais dont l’efficacité est optimisée avec l’aide de l’intelligence artificielle. Plus clairement, ces assistants sont indépendants comme un assistant de niveau 2 tout en étant polyvalents comme un assistant de niveau 3. Leur fonctionnement est simple et novateur. Pour les mettre au travail, il vous suffit de leur adresser un e-mail. Ensuite, la complémentarité de l’intelligence humaine et de l’automatisation produit un niveau de proactivité équivalente à un assistant de niveau 3. C’est pour vous l’assurance de gains de productivité conséquents. De cette manière, vous aurez plus de temps à consacrer aux décisions stratégiques pour un coût nettement moins élevé qu’un assistant de niveau 3.

Niveau d’engagement nécessaire : comme un niveau 2, chaque première tâche demande un accompagnement initial. TheAssistant enregistre ensuite les processus, scripts, préférences et historiques dans une base d’apprentissage afin de ne jamais avoir à se répéter.

Dans quelle situation le choisir : vous voulez un service flexible, avez une activité variable et n’aimez pas vous répéter. Vous êtes prêts à tester un service innovant et n’avez pas envie d’accompagner votre assistant en permanence.

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