Comment organiser un projet pour qu'il réussisse ?

Utiliser de bons outils pour planifier l'organisation de projet

Planifier un projet permet de gagner du temps. Cette phase sert non seulement à déterminer les objectifs à atteindre mais également à identifier les difficultés à prévoir. Quels outils utilisés ?

La matrice SWOT

La matrice SWOT est un outil d’analyse stratégique ayant pour but de mesurer la pertinence et la cohérence d'un projet. Elle aide à définir vos objectifs et permet de savoir quels leviers ou stratégies actionner pour les atteindre.

Cette matrice se présente sous la forme d'un tableau permettant d’identifier les points forts et les points faibles du projet.

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Les forces et les faiblesses concernent uniquement les ressources et les capacités internes de l’entreprise. 

Pour les connaître vous devez vous poser les questions suivantes :

• Quels sont nos atouts face à la concurrence ?
• Quelles sont nos ressources (compétences, savoir-faire, équipe, etc.) ?
• Quels sont nos freins en interne ?
• Que pourrions-nous améliorer ?

Les opportunités et les menaces font référence à ce qu'il se passe en dehors du projet. Dans ces cas les questions à se poser sont :

• Comment améliorer nos faiblesses ?
• Quelles sont les tendances dans notre secteur ?
• Quelles sont les stratégies de nos concurrents ?
• Quelle est la réglementation en vigueur ?

Cette analyse à réaliser en amont du projet, sera complétée par l'utilisation de la méthode PDCA au cours de la vie du projet.

Le triangle d'or qualité-coût-délai

Le triangle d’or, également appelé triangle des contraintes, est un outil indispensable en organisation de projet. 

Quel que soit le projet sur lequel vous travaillez, vous devez le penser en fonction de 3 contraintes : la qualité, le coût et le délai. Pourquoi ? Parce que ces 3 notions sont interdépendantes. Si vous choisissez de modifier l'une de ces contraintes, les deux autres se trouveront forcément impactées :

• Un projet rapide et peu cher risque d’être de mauvaise qualité.
• Un projet rapide et de bonne qualité aura un coût élevé. 
• Un projet peu cher, mais de bonne qualité prendra un certain temps à être réalisé.

Former une équipe pour l'organisation de projet

Un projet ne peut être mené à bien si l'équipe projet n'est pas choisie avec soin. Le facteur humain est un facteur essentiel. C'est pourquoi le choix du chef de projet et de son équipe ne doit, en aucun cas, être négligé.

Commençons par le chef de projet. Le choix de cette figure répond à des critères exigeants : leadership, rigueur, responsabilités, grandes facultés de coordination et communication, disponibilité. Un recrutement externe peut être envisagé en fonction des contraintes de disponibilité offertes par l'organisation interne ou du marché. Une fois choisi, le chef de projet devra mettre à profit ses talents de manager pour diriger son équipe et mener à bien le projet. Pour ce faire, il utilisera, par exemple, la méthodologie Agile.

Concernant la formation de l'équipe projet. Le chef de projet choisira les membres de l'équipe en prenant soin de :

• Croiser les compétences de ses collaborateurs avec les objectifs du projet, évitant ainsi de recruter une personne pour une compétence précise et limitée dans le temps.
• Privilégier les compétences sur les affinités personnelles.
• Étudier les qualités techniques des futurs équipiers.

Bien entendu, il est tout à fait possible de compléter l'équipe si une compétence venait a posteriori à manquer. L'important est de maintenir l'équipe soudée et proactive tout au long du projet.

Organiser le cycle de vie du projet

Pour qu'un projet réussisse, il faut motiver l'équipe et tenir la distance. C'est pourquoi il est important de jalonner le projet d'objectifs et d'animer régulièrement l'équipe projet.

Jalonner le projet d'objectifs réalisables et challenging

Si la phase de définition de l'organisation de projet est excitante de nouveauté, il faut tenir le rythme et réussir les phases de montage, exécution et clôture afin que le projet aboutisse pleinement. Pour ne rien oublier, un assistant de direction est d'un grand secours.

Il revient au chef de projet de motiver son équipe en fixant des objectifs challenging et réalisables. Comment ?

Tout d'abord, en déterminant au préalable "qui fait quoi". Chaque membre de l'équipe doit connaître sa fonction. Pour définir le rôle de chacun, le chef de projet utilisera par exemple, un diagramme de Gantt, en reprenant les objectifs à atteindre, leur durée, leur date de réalisation de ces derniers et à qui la tâche est attribuée. Il partagera ensuite le document à l'équipe.

En cours de projet, il peut proposer des stretch goals en fonction des résultats obtenus, pour pousser ses collaborateurs à se surpasser et réaliser un objectif plus ambitieux.

Optimiser les réunions nécessaires à l'organisation de projet

Organiser et animer des réunions est un point essentiel à l'organisation de projet. Une réunion bien préparée et bien menée rassure le client et motive l'équipe. Pour 1h de réunion comptez 4h de préparation.

Pour gagner en efficacité, rappelez aux participants des objectifs de la réunion à venir afin qu'ils travaillent en amont les points qui seront abordés. Lors de la réunion, le chef d'équipe présentera l'état d'avancement du projet afin de rappeler les difficultés rencontrées et de synchroniser les efforts pour les surmonter. 

Attention toutefois à ne pas succomber à la "réunionite" et perdre du temps, de l'argent et de l'énergie.