3 étapes pour une délégation réussie en entreprise

Vos journées de travail sont trop courtes ? Une solution : la délégation ! Voici 3 étapes pour mettre en place une délégation efficace, et profiter de ses bienfaits.
Romane Salvador
January 25, 2021

Les journées sont trop courtes à votre goût ? Jusqu’à preuve du contraire (et puisque vous lisez cet article), il vous est impossible d’allonger votre journée d’une ou deux heures supplémentaires pour terminer tout ce que vous souhaitez accomplir.

En revanche, il est toujours envisageable de vous entourer de personnes qui vont vous permettre de vous libérer du temps, afin de vous consacrer davantage aux activités à haute valeur ajoutée.

C’est ce qu’on appelle la délégation et, comme beaucoup d’autres sujets, celui-ci ne s’improvise pas. Découvrez les 3 principales étapes clés pour une délégation réussie en entreprise !

1. Listez vos tâches

Oui oui, on sait, encore une nouvelle liste à faire ! Mais celle-ci devrait vous plaire, puisqu’elle a justement pour but de mettre à la poubelle ou dans la corbeille de votre ordinateur d’autres de vos To-do list.

Comment créer sa liste de tâches à déléguer ?

La 1re étape du processus de délégation, c’est d’être honnête envers vous-même. Passez en revue toutes les tâches qui vous attendent pour la semaine ou le mois à venir. Ensuite, demandez-vous quelles sont les tâches que :

• Vous aimez faire ;

• Vous aimez faire, mais un peu d’aide ne serait pas de refus ;

• Vous détestez faire ;

• Vous détestez faire, mais pensez être la personne la mieux placée pour la réaliser ;

• Vous n’adorez pas faire, mais ne détestez pas non plus.

Pour rendre cette étape plus agréable et obtenir un résultat plus visuel, vous pouvez attribuer une couleur par catégorie. Il vous suffira ainsi de surligner chaque tâche de la couleur correspondante.

Et maintenant ?

Maintenant, votre objectif va être de déléguer le plus de tâches possibles n’appartenant pas à la catégorie de ce que vous « aimez faire ».

Impossible ?

Vous verrez. Avec le temps, vous vous rendrez compte que la délégation est un incroyable moteur de développement et un levier de productivité. Vous parviendrez à déléguer un plus grand nombre de tâches, même celles pour lesquelles vous pensiez que personne d’autre ne pouvait les faire à votre place. Mais pour cela, il faut commencer petit.

2. Pensez petit

Voilà qui vient contrecarrer notre tendance à vouloir voir les choses en grand. Cela rejoint d’ailleurs l’idée de l’essentialisme dont nous vous avons parlé dans un précédent article, qui prône le principe d’en faire moins pour le faire mieux.

Pour cette seconde étape, reprenez votre liste et décomposez chaque tâche en plus petites étapes. S’il semble compliqué voire angoissant de déléguer, par exemple, l’ensemble du processus administratif de votre entreprise, vous imaginez sans doute plus facilement déléguer l’envoi des factures ou les relances d’impayés.

Avec TheAssistant, vous pouvez commencer par confier une tâche simple et ponctuelle à votre nouvel assistant. Notre service s’améliore à chacune de vos demandes en mémorisant vos préférences et habitudes.

3. Identifiez la bonne personne

Nous devinons les pensées qui traversent votre esprit. Elles s’apparentent à ce dicton du 19e siècle dont la véracité est plus que contestable selon le contexte : « On n’est jamais mieux servi que par soi-même. ».

Aujourd’hui, nous avons conscience de la force de l’intelligence collective et de la richesse des outils à notre disposition. Cela nous amène à privilégier des proverbes tels que : « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ! ».

La notion même de délégation appelle celle de confiance.

Chaque tâche correspondant à une compétence, il vous faut choisir la personne la plus qualifiée.

Pour un Office Manager, la recherche de fournisseurs sera un jeu d’enfant.

Un Assistant en Ressources Humaines s’occupera avec joie de la publication d’offres d’emploi et de la planification des entretiens.

Un Assistant Commercial sera parfait pour prendre en charge la gestion des leads au quotidien.

Astuce bonus : De la même façon que vous avez surligné vos tâches en fonction de leurs catégories, surlignez les noms des personnes selon la couleur des tâches pouvant leur être attribuées.

Le saviez-vous ?

En France, nous travaillons en moyenne 1472 heures par an pour un PIB par habitant annuel de 32 819 €. La productivité d’un travailleur français est évaluée à 22,30 € de l’heure.

Un Allemand travaille en moyenne 1363 heures par an pour un PIB par habitant annuel de 36 295 €. La productivité d’un travailleur allemand est évaluée à 26,60 € de l’heure.

Ce classement des 15 pays les plus productifs au monde démontre que plus d’heures ne sont pas toujours synonymes de plus de résultats !

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