Comment automatiser la prise de rendez-vous ?

Lundi, 10 h : « Mercredi à 14 h serait parfait pour moi. » Mercredi, 13 h 35 : « Finalement je ne vais pas pouvoir, êtes-vous disponible vendredi à 11 h ? » Jeudi, 21 h 42 : « Désolé j’ai un empêchement pour demain. Je vous propose jeudi prochain à 15 h 58. » Jeudi prochain, 15 h 59 : « Ah mais ce n’était pas sur Teams… ? » Vous avez sûrement déjà vécu ces rebondissements en essayant de trouver un moment pour communiquer avec votre prospect, client ou collaborateur. Si elle n’est pas automatisée, la prise de rendez-vous peut vite devenir une prise de tête et une perte de temps. Nous allons donc y remédier !
Romane Salvador
February 18, 2022

Choisir un outil pour automatiser sa prise de rendez-vous

Ne nous dites pas que vous utilisez encore les emails ou le téléphone pour obtenir des rendez-vous… alors qu’il existe de nombreux agendas en ligne, faciles à prendre en main !

Le principe de ces logiciels de planification de rendez-vous ? Vous donnez vos disponibilités, afin que celui ou celle qui souhaite échanger avec vous choisisse le créneau qui l’arrange. Le tout, en 3 clics et 1 minute. Ces outils de prise de rendez-vous en ligne se chargent ensuite du suivi par l’envoi d’une confirmation et d’un rappel à votre interlocuteur ainsi qu’à vous.

4 outils de prise de rendez-vous en ligne

Calendly

Calendly étant l’outil que nous utilisons sur le site de TheAssistant pour vous proposer une démo de notre service d’assistant personnel digital, nous ne pouvons que vous le recommander ! Renseignez vos disponibilités, envoyez le lien de votre calendrier aux personnes de votre choix ou intégrez-le à votre site Internet. Les rendez-vous sont synchronisés en temps réel dans votre agenda (Google, Office 365, Outlook, iCloud).

Tarif : de 0 à 20 $ par mois (soit environ 18 €)

calenDoc

Rendez-vous sur Internet, rappels par SMS ou email, agenda partagé et synchronisation (Google Agenda et Microsoft Exchange) sont les principales fonctionnalités proposées par calenDoc. Pour les rendez-vous physiques, vous pouvez personnaliser votre plugin de rendez-vous en ligne avec des informations telles que les modes de paiement acceptés et l’adresse du rendez-vous.

Tarif : de 9 à 69 € (il s’agit d’une tarification au rendez-vous, sans abonnement ni engagement).

HubSpot

Compatible avec les calendriers Google, Office 365 et HubSpot CRM, le logiciel de prise de rendez-vous d’HubSpot a l’avantage d’être gratuit. Il fonctionne de façon équivalente à Calendly. Si vous ou des membres de votre équipe utilisez déjà HubSpot - outil dédié au marketing et aux ventes – vous apprécierez le fait que les rendez-vous pris par un prospect sont ajoutés au CRM de HubSpot afin d’enrichir votre base de données.

TheAssistant

Si TheAssistant n’est pas un outil de prise de rendez-vous en ligne à proprement parler, cela fait partie des nombreuses tâches dont nos assistants virtuels peuvent vous soulager. Bras droit de la personne qui fait appel à lui, l’assistant de direction est particulièrement habilité à ce type de mission. Vous avez besoin, pour un jour, un mois ou un an, de quelqu’un capable de gérer vos rendez-vous, votre courrier électronique ou même vos appels téléphoniques ? Formulez votre demande, votre assistant s’en occupe !

Tarif : à partir de 1,25 € par action

Pour aller plus loin sur le sujet : 3 étapes pour une délégation réussie

Comment augmenter votre nombre de rendez-vous en ligne ?

Cette question pourrait être formulée d’une seconde façon : comment augmenter votre taux de conversion ? Car un visiteur sur votre site Internet n’est pas forcément un prospect que vous allez avoir au téléphone, loin de là… 

La première chose à faire est de rendre visible cette possibilité de prendre rendez-vous en ligne. Pour cela, vous pouvez par exemple :

  • Être attentif aux pages de votre site Internet qui ont le plus de trafic. La Google Search Console est votre meilleure alliée pour le savoir. Une fois cette information en votre possession, vous saurez sur quelle(s) page(s) intégrer votre outil de prise de rendez-vous en ligne.
  • Combinez tchat en ligne et prise de rendez-vous en ligne. Les internautes sont de plus en plus friands de bots, ces tchats en ligne grâce auxquels ils obtiennent rapidement de premiers éléments de réponse à leurs questions. Proposez à vos prospects de pousser plus en avant les discussions en donnant accès à votre calendrier via le tchat. C’est une astuce que nous pratiquons chez TheAssistant !
  • Ajoutez le lien vers votre calendrier dans votre signature. Si vous faites de la prospection par email, une idée simple et efficace est d’ajouter sous votre signature un lien renvoyant vers l'outil de prise de rendez-vous que vous aurez choisi. 


Et hop, vous venez de découvrir une nouvelle façon d'améliorer votre productivité ! Avec TheAssistant, vous n’avez pas fini de gagner du temps.


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