Réussir la gestion administrative du personnel (Guide)

Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel est une composante de la gestion des ressources humaines en entreprise. Elle regroupe l'ensemble des activités et processus administratifs liés aux employés, allant du recrutement à la gestion de la paie. Quelles sont ses missions ? On en compte principalement 5.

Préparer et gérer l’embauche

L’embauche d’un nouveau salarié s’accompagne d’un long processus administratif. Ce dernier inclut :

• la préparation des contrats de travail,
• la collecte des documents requis, 
• la déclaration préalable à l'embauche, 
• la gestion des formalités comme l'inscription à la mutuelle d'entreprise et la demande de visite médicale.

Ces étapes sont obligatoires et participent au bon accueil du salarié dans l’entreprise. Pour vous aider dans cette mission, recourir à l’expertise d’un secrétaire administratif est un puissant atout.

Gérer les contrats de travail

La gestion des contrats de travail implique leur rédaction conformément à la législation en vigueur et leur mise à jour en cas de modifications contractuelles ou d'ajustements salariaux. Cela garantit la clarté et la conformité des relations contractuelles, et prévient également de potentiels litiges.

Suivre et gérer la paie et les avantages sociaux

La gestion de la paie englobe : 

• le calcul des salaires, 
• l’établissement de la fiche de paie, 
• la gestion des congés payés 
• la prise en compte des primes et des indemnités. 

Tout en assurant le respect des obligations fiscales et sociales, cette mission inclut également la gestion :

• des avantages sociaux tels que les mutuelles, 

• les régimes de retraite, 
• les plans d’épargne salariale.

L’objectif est de fournir aux salariés des informations claires et transparentes sur leur rémunération et leurs avantages

Protéger la confidentialité des données du personnel

Les dossiers des employés doivent être collectés, organisés, et mis à jour régulièrement. Ces dossiers contiennent des informations personnelles, des historiques professionnels, et des données sur les formations suivies. La confidentialité et la sécurité de ces informations sont primordiales.

Assurer la continuité de l’activité

En cas d’absence d’un collaborateur, le service de gestion doit veiller à ce qu’il soumette sa demande d’absence dans les délais impartis et fournisse les justificatifs nécessaires afin qu’il puisse bénéficier de ses droits. Les absences et congés enregistrés impliquent leur planification et leur suivi afin de garantir la continuité de l'activité de l'entreprise et le respect des droits des employés. 

En quoi la gestion administrative du personnel est-elle importante ?

La gestion administrative du personnel jour un rôle majeur dans le fonctionnement et la compétitivité de l’entreprise. Elle permet en effet de prévenir les litiges, optimiser les processus internes et d’assurer le bien-être des collaborateurs.

Prévenir et limiter les litiges 

Une bonne gestion administrative du personnel assure le respect des lois du travail et des régulations en vigueur. Cela permet à l'entreprise d'éviter des sanctions financières et des litiges juridiques en maintenant des pratiques de travail conformes.

Optimiser des processus internes

En structurant efficacement les processus de gestion des ressources humaines, l'entreprise peut réduire les erreurs, les redondances et les retards, ce qui améliore la productivité et réduit les coûts. Une gestion administrative rigoureuse permet également de suivre des indicateurs clés comme le turnover et l'absentéisme, aidant à mesurer l'impact des politiques RH sur la performance de l'entreprise.

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Bon à savoir :
Chez TheAssistant, notre assistant administratif assure son post tous les jours de l’année. Nous nous chargeons des congés et des remplacements de ceux qui travaillent avec nous pour que vous n’ayez plus à vous préoccuper de la continuité de votre service.

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Assurer le bien-être des collaborateurs

Une gestion administrative efficace contribue à la satisfaction des employés en assurant une communication claire, des politiques équitables, et une gestion transparente des informations. Des employés satisfaits sont plus engagés et motivés, ce qui favorise la fidélisation des talents et un climat de travail positif. 

Comment réussir la gestion administrative du personnel ?

Pour réussir la gestion administrative du personnel, il faut la simplifier. Cela passe pour l’utilisation de logiciels adaptés et la digitalisation des processus.

Utilisation d'outils adaptés

Pour simplifier la gestion administrative du personnel, l'adoption d'outils numériques est essentielle. Ces outils permettent d'automatiser les tâches répétitives et chronophages et de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.

A titre d’exemples, vous pouvez utiliser ;

- Zeendoc pour faciliter la préparation des contrats d'embauche,

- Talentsoft pour un meilleur pilotage des processus de recrutement, formation, et évolution de carrière, 

- Payfit pour le calcul des salaires, la génération des fiches de paie, et l'envoi des déclarations sociales.

Digitalisation des processus

La digitalisation des processus administratifs permet d’alléger la charge de travail des équipes RH. En automatisant les tâches administratives et en utilisant des plateformes numériques, les services RH peuvent se concentrer sur des initiatives stratégiques comme l'amélioration de la qualité de vie au travail et la gestion des compétences.

Ce qu’il faut retenir :

La gestion administrative du personnel est un pilier de la gestion des ressources humaines pour assurer le bon fonctionnement et la conformité de l'entreprise.

Ses principales missions :

• Prévenir et gérer l’embauche
• Gérer les contrats de travail
• Suivre et gérer la paie et les avantages sociaux
• Veiller la confidentialité des données du personnel
• Assurer la continuité de l’activité de l’entreprise

En utilisant les bons outils (Zeendoc, Talentsoft, Payfit, etc), et en optimisant les processus, il est possible de simplifier cette gestion, d'améliorer l'efficacité et de favoriser la satisfaction des collaborateurs.

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