Comment faire une fiche de paie dans les règles ?

La fiche de paie est un document essentiel pour encadrer la relation professionnelle qui lie l’employeur et le salarié. Son rôle est de justifier la rémunération perçue en contrepartie du travail effectué. Ainsi, vous aurez compris que la production d’un document si important est minutieusement réglementée par le Code du travail. Retrouvez nos conseils pour faire une fiche de paie conforme.
Alice Pasquier
July 15, 2022

La fiche de paie, à quoi sert-elle ?

La fiche de paie, aussi appelée bulletin de paie, regroupe l’ensemble des éléments de rémunération du salarié. Ce document obligatoire, fourni par l’employeur, permet d’encadrer la relation contractuelle des deux parties. Le salarié doit conserver ses bulletins de paie toute sa vie puisqu’il justifie la rémunération perçue pour le travail qu’il a effectué et permet notamment de prouver ses capacités financières.

Généralement, la fiche de paie établie par le service des Ressources Humaines, le gestionnaire de paie, le service comptabilité ou par un prestataire extérieur.

Ainsi, la gestion de paie nécessite une maîtrise importante des réglementations pour faire une fiche de paie conforme qui intègre les nombreuses mentions, obligatoires ou facultatives.

Comment faire un bulletin de paie en 5 étapes ?

L’établissement d’un bulletin de paie nécessite l’intégration de plusieurs mentions obligatoires en lien avec l’employeur, le salarié et bien évidemment, la paie.

Étape 1 : Les informations relatives à l’employeur :

  • La dénomination,
  • L’adresse du siège de l’entreprise,
  • L’adresse du lieu de travail,
  • Le numéro de SIRET et le code APE de l’entreprise,
  • La convention collective,

Étape 2 : Les informations relatives au salarié :

  • Le nom et le prénom,
  • Le poste occupé et la classification (ouvrier, technicien, cadre, etc.),
  • Le numéro de Sécurité Sociale.

Étape 3 : Les informations relatives à la rémunération brute :

  • La période couverte par le bulletin de paie,
  • Le nombre d’heures de travail effectuées durant la période. Pour 35 heures par semaine, la durée de travail est de 151,67 heures.
  • Le taux horaire appliqué. Attention, il faut créer une ligne avec les heures payées à taux normal, avec le salaire brut correspondant, puis ajouter de nouvelles lignes pour les heures à taux majoré, c’est-à-dire, les heures supplémentaires.
  • Le volume et la nature du forfait si le salarié est au forfait.
  • Le montant des indemnités des congés payés et les dates,
  • La nature et le montant des primes et avantages en nature versés comme la voiture de fonction ou le 13e mois, ce sont les accessoires de salaire soumis aux cotisations sociales,
  • Vous obtenez la rémunération brute du salarié.

Étape 4 : Les informations relatives aux cotisations sociales

Une fois le montant du salaire brut déterminé, il est important de calculer et d’intégrer la totalité des cotisations sociales.

  • La nature, l’assiette, le taux et le montant des prélèvements sociaux et fiscaux en calculant l’ensemble des cotisations sociales telles que la santé, la retraite, le chômage, les accidents du travail, etc. :
  • Les charges patronales payées par l’employeur,
  • Les charges salariales payées par le salarié, déductibles du salaire imposable,
  • Les charges mixtes payées par les deux parties.
  • Les autres cotisations salariales telles que la CSG ou la CRDS

Étape 5 : Les informations relatives à l’impôt sur le revenu et la rémunération nette

  • La rémunération nette avec la mention « net à payer avant impôt sur le revenu »,
  • La base de calcul, le taux et le montant de l’impôt prélevé à la source,
  • Le salaire net à payer. Il s’agit du salaire versé réellement au salarié, après l’impôt sur le revenu.
  • La date du paiement,
  • Indiquer l’obligation de conserver la fiche de paie sans limitation de durée. 

Les mentions facultatives d’une fiche de paie

L’employeur peut également choisir de fournir plus d’informations au salarié en complétant la fiche de paie avec certaines mentions facultatives.

  • La date du début du contrat de travail,
  • La nature du contrat (CDD, CDI, etc.),
  • Les coordonnées bancaires du salarié,
  • Les congés restants
  • Les modalités de règlement de la rémunération,
  • Le cumul des salaires,
  • Le salaire imposable,
  • Etc.

Les mentions interdites sur une fiche de paie

Au-delà des mentions obligatoires et facultatives, il y a aussi des mentions interdites qui ne doivent pas apparaître sur une fiche de paie :

  • Les informations relatives au droit de grève du salarié,
  • Les informations relatives à la fonction du représentant du personnel.

Faites le choix d’externaliser la production des fiches de paie

Maintenant, vous possédez toutes les clés en main pour faire une fiche de paie complète et conforme aux réglementations. 

Toutefois, la gestion des bulletins de paie est souvent externalisée par les entreprises en raison de son évolution constante et de sa complexité. Cette solution permet de décharger l’employeur, de gagner du temps tout en confiant la paie à un véritable expert. Pour cela, vous avez à votre disposition de nombreux cabinets spécialisés. 

Pour vous faciliter la vie, il est également possible d’utiliser des éditeurs en ligne de fiches de paie fiables et sécurisées comme :

  • fiche-paie.net ;
  • quickpaie.com ;
  • gestionpaye.com ;
  • payfit.com ;
  • coover.fr.

Et si vous optiez pour une externalisation de processus ? Confiez la gestion de paie à un assistant RH disponible, compétent et autonome. Avec TheAssistant, libérez-vous simplement de toutes les tâches chronophages et complexes. Nos assistants des Ressources Humaines vous accompagnent dans la conduite de la vie quotidienne de vos salariés ; de la gestion des fiches de paie, à la rédaction des contrats de travail, aux recrutements en passant par la création d’une expérience candidat forte.

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