Rédiger une fiche de poste assistant administratif

La fiche de poste est un outil indispensable, mais souvent sous-estimé. Certaines entreprises ne savent pas comment créer une fiche de poste ou choisissent de la mettre de côté sans réellement comprendre son intérêt. Pourtant, il s’agit d’un véritable coup de pouce. Elle permet de faciliter vos recrutements, mais aussi d’encadrer les missions d’un poste.
Alice Pasquier
Publié le  
October 12, 2022
, mis à jour le  
October 24, 2022 14:50

Aujourd’hui, le rôle de l’assistant administratif est aussi large et varié que nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise. Il est donc important d’avoir les bons outils pour référencer les compétences et les tâches liées à ce poste. Pour cette raison, vous devez adopter la fiche de poste pour simplifier votre activité, vos suivis et vos prises de décisions.

Retrouvez un exemple de fiche de poste assistant administratif à la fin de cet article.

Pourquoi rédiger une fiche de poste d’assistant administratif ?

La fiche de poste est un outil de communication qui agit comme une carte d’identité. En effet, elle présente tous les éléments fondamentaux liés au poste afin d’encadrer les fonctions de votre collaborateur assistant administratif.

Ce dernier joue un rôle important pour l’organisation et la bonne gestion de l’entreprise. Comme son nom l’indique, il est en charge de l’activité administrative et organisationnelle de l’entreprise. Bien entendu, les missions de l’assistant administratif sont différentes selon la taille et l’activité de l’entreprise. Vous comprenez qu’avec une telle polyvalence, la fiche de poste devient nécessaire.

Attention à ne pas confondre avec une fiche métier ou une offre d’emploi. Cet outil a pour vocation d’identifier les enjeux et les besoins du poste pour assurer le bon déroulement des missions. Bien que la fiche de poste ne soit pas obligatoire, sachez tout de même qu’il s’agit d’un véritable soutien pour la gestion des ressources humaines.

Construire une fiche de poste d’assistant administratif en 3 étapes

Besoin de recruter ou de référencer les missions et les objectifs d’un assistant administratif ? C’est le moment de créer une fiche de poste.

Votre objectif est de décrire précisément les missions et les compétences attendues pour assurer le poste d’assistant administratif.

Il n’existe pas véritablement de règles concernant la rédaction d’une fiche de poste. Nous vous conseillons tout de même d’être complet et précis. Pour vous aider, rapprochez-vous de votre collaborateur assistant administratif ou du responsable afin de co-écrire une fiche efficace et pertinente.

1. L’identité du poste d’assistant administratif

Dans un premier temps, votre fiche doit comporter une identification précise du poste. Vous posez les bases du poste d’assistant administratif.

Dans cette partie, vous devez commencer par indiquer l’intitulé du poste, sa nature ainsi que son rattachement hiérarchique. Vous avez également la possibilité d’aller plus loin en ajoutant les effectifs, l’environnement de travail, etc. 

Ensuite, il est important d’inscrire qui sont les interlocuteurs de votre assistant administratif, en interne et en externe. Par exemple, il peut être en relation avec les fournisseurs, les clients, la hiérarchie ou un service spécifique.

2. La description des missions du poste d’assistant administratif

Dans cette seconde partie de la fiche, vous devez établir une description du poste en listant ses missions.

Nous vous recommandons de séparer les missions principales et les missions secondaires du poste d’assistant administratif. Cette méthode vous permettra de différencier les compétences obligatoires des moins importantes, c’est très utile en cas de recrutement.

Après la liste des activités et des tâches menées par l’assistant administratif, indiquez les moyens mis à disposition (ex : logiciels ou outils informatiques), ainsi que les conditions de travail. En effet, il est intéressant d’ajouter le lieu de travail, le volume horaire, le type de contrat ou encore les contraintes pour décrire précisément le poste.

3. Le profil de l’assistant administratif

Enfin, il ne vous reste plus qu’à déterminer le profil de votre assistant administratif pour terminer votre fiche de poste.

Lors d’une phase de recrutement, vous espérez embaucher le candidat parfait, n’est-ce pas ? Pour cela, vous devez décrire avec précision les compétences requises pour assurer le poste. 

Parmi les compétences, il y a les savoir-faire et les savoir-être. Les savoir-faire désignent les capacités techniques du collaborateur, c’est la maîtrise et la pratique d’un domaine. Les savoir-être, aussi appelés soft skills, regroupent les aptitudes et les qualités personnelles qui sont tout aussi importantes pour le poste.

Modèle de fiche de poste d’assistant administratif

Besoin d’un coup de pouce ? Aidez-vous de notre exemple de fiche de poste* assistant administratif ci-dessous. Vous avez la possibilité de télécharger notre fiche de poste en PDF ou Word.

Modèle de fiche de poste d’assistant administratif

Intitulé du poste

Assistant(e) administratif

Nature du poste

Administratif

Rattachement hiérarchique

Rattaché à la direction 

Description du poste

Relations internes et externes

En interne : les collaborateurs, les responsables RH et la direction.
En externe : les clients, les fournisseurs et le public

Présentation du poste

L’assistant administratif est en charge de la gestion administrative et organisationnelle de l’entreprise ainsi que de l’accueil du public.

Activités principales et secondaires

Missions principales :

  • Accueil physique et téléphonique du public
  • Planification des rendez-vous
  • Gestion administrative des dossiers
  • Traitement et tri des courriers et des emails


Missions secondaires :

  • Gestion des stocks et commande de fournitures
  • Assistance à la comptabilité
  • Rédaction des comptes-rendus

Moyens du poste

Matériel informatique
Logiciels et outils bureautiques dédiés aux missions administratives
Outils de communication

Conditions de travail

Travail uniquement au siège de l’entreprise

Horaires réguliers - 35h/semaine

Profil du poste

Compétences requises

Savoir-faire - Compétences professionnelles :

  • Maîtrise des logiciels bureautiques
  • Connaissances des outils collaboratifs
  • Techniques de prise de notes
  • Compétences rédactionnelles
  • Maîtrise des chiffres

Savoir-être - Aptitudes :

  • Rigueur et organisation 
  • Sens de l’écoute
  • Capacité d’adaptabilité et de polyvalence
  • Autonomie
  • Aisance à l’oral
  • Esprit de synthèse
  • Discrétion et respect de la confidentialité

 

* Il s’agit d’une fiche de poste non exhaustive. N’hésitez pas à l’adapter selon vos besoins.

Vous souhaitez également un exemple pour un assistant RH ? Découvrez notre modèle de fiche de poste assistant RH.

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