Rapport d’étonnement : quelles questions poser ?

Bien que les entreprises recherchent sans cesse à se perfectionner, il n’est pas toujours facile de prendre du recul pour trouver les bons axes d’amélioration. Pourquoi ne pas profiter du regard neuf porté par les collaborateurs fraîchement recrutés pour avoir un retour votre organisation interne et votre onboarding ? Pour cela, il vous suffit d’adopter le rapport d’étonnement.
Alice Pasquier
Publié le  
October 7, 2022
, mis à jour le  
October 13, 2022 13:09

Ensemble, nous allons voir ce qu’est un rapport d’étonnement, comment le construire ainsi que les questions à poser pour assurer sa pertinence.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Commençons par définir ce qu’est un rapport d’étonnement. Il s’agit d’un outil RH et de management réalisé par le nouveau collaborateur (salarié sous contrat, alternant ou même stagiaire) à destination de son manager, du service RH ou de la direction.

Comme son nom l’indique, cet outil permet de récolter les « étonnements », ce qui a surpris la nouvelle recrue, au cours de ses premières semaines au sein de l’entreprise. Ses impressions et sa vision critique vont permettre d’évaluer les points forts et les dysfonctionnements de l’entreprise sur l’organisation interne et l’intégration des salariés.

Pour obtenir un feedback constructif, le document est généralement transmis au collaborateur à son arrivée qui le remet au manager à la fin de la période d’essai.

Bien que le rapport d’étonnement soit principalement ancré dans une démarche d’intégration pour un onboarding réussi, il est aussi intéressant dans le cas d’une réorganisation, d’une mobilité interne ou d’un changement important dans l’organisation (ex : lancement d’un nouveau projet, d’un nouvel outil).

En résumé, le rapport d’étonnement est un véritable atout pour l’entreprise. Il permet de :

  • Identifier les dysfonctionnements sur le fonctionnement interne.
  • Évaluer la qualité de l’onboarding auprès des personnes concernées.
  • Trouver des axes d’améliorations pertinents.
  • Impliquer les collaborateurs dans le développement et la réussite de l’entreprise.

Sachez que l’onboarding RH, ainsi que l’ensemble du processus de recrutement, peut être déléguée à travers une externalisation du recrutement afin de gagner du temps, de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer la qualité de l’embauche.

Comment rédiger un rapport d’étonnement ?

Il n’existe pas véritablement de règles dans la construction d’un rapport d’étonnement. Vous pouvez opter pour un questionnaire, un journal de bord, ou encore une note de synthèse. Toutefois, votre rapport d’étonnement doit être parfaitement structuré pour encourager la critique, apporter de réels bénéfices à l’entreprise, mais aussi faciliter la compréhension des observations. 

Nous vous conseillons de privilégier les questions ouvertes pour ne pas limiter et influencer et les réponses du collaborateur. Vous pouvez faire appel à l’aide d’un assistant RH de TheAssistant pour concevoir votre rapport d’étonnement.

Exemple de rapport d’étonnement : quelles questions poser ?

Vous pouvez concentrer la construction de votre plan de rapport d’étonnement autour de 4 questions simples qui s’appliquent facilement pour les différents domaines concernés (recrutement, intégration, organisation, poste, culture d’entreprise, équipe, etc.). 

  • Ce à quoi vous vous attendiez :
  • Ce qui vous a agréablement surpris :
  • Ce qui vous a déçu :
  • Vos propositions d’amélioration :

Vous avez aussi la possibilité d’aller plus loin dans les observations de votre collaborateur en posant des questions plus précises. Découvrez notre exemple de rapport d’étonnement pour un nouvel embauché :

  • Nom :
  • Prénom :
  • Intitulé du poste occupé :
  • Date d’entrée dans l’entreprise :
  • Type de contrat : 
  • Durée de la période d’essai :

Observations et remarques sur le processus de recrutement :

  • Qu’avez-vous pensé de votre recrutement ?
  • Le recrutement est-il est le reflet de la réalité en entreprise ?
  • La fiche de poste correspond-elle à vos missions actuelles ?
  • Comment améliorer le processus de recrutement ?

Observations et remarques sur votre intégration :

  • Quelles sont vos impressions sur votre intégration ?
  • Votre intégration correspond-elle à vos attentes ?
  • Qu’est-ce qui vous a surpris ou déçu durant votre intégration ?
  • Comment s’est déroulée votre intégration au poste, et dans l’équipe ?
  • Qu’est-ce qui vous a manqué durant votre onboarding ?
  • Comment améliorer l’intégration des collaborateurs ?

Observations et remarques sur la prise de poste :

  • Êtes-vous satisfait de votre prise de poste ?
  • Pensez-vous avoir accès aux informations nécessaires ?
  • Pensez-vous avoir de bonnes conditions de travail ? (Outils, environnement)
  • Avez-vous à disposition l’ensemble des éléments nécessaires pour assurer vos missions ?
  • Parvenez-vous à communiquer facilement avec votre responsable ? Avec l’équipe ?
  • Comment améliorer la prise de poste ?

  • Autres observations :
  • Date et signature :

Comment analyser un rapport d’étonnement ?

Votre nouvel employé vous a transmis son rapport d’étonnement complété ? Il ne vous reste plus qu’à analyser ses observations. En tant que bon manager, il faut savoir être réceptif aux remarques pour performer ses capacités managériales. Vous devez donc réellement prendre en considération les critiques, même négatives, pour améliorer la stratégie de l’entreprise. Pour vous aider, vous pouvez comparer le rapport d’étonnement de plusieurs collaborateurs pour en faire une synthèse et mettre en place les axes d’amélioration proposés.

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