Rapport d'étonnement : Le guide complet [Modèle]

En recueillant les impressions et les réflexions des nouveaux collaborateurs, le rapport d'étonnement fournit un aperçu précieux des points forts et des faiblesses de l'entreprise, tout en favorisant un engagement accru des employés dans leur développement et leur réussite. Découvrons ensemble comment construire efficacement un tel rapport et quelles questions poser pour en tirer le meilleur parti.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Commençons par définir ce qu’est un rapport d’étonnement. Le rapport d’étonnement est un outil RH et de management auquel va répondre  un nouveau collaborateur (salarié sous contrat, alternant ou même stagiaire). Son manager, le service RH ou de la direction procède ensuite à son analyse.

Comme son nom l’indique, cet outil permet de récolter les « étonnements » : par quoi la nouvelle recrue a-t-elle été surprise au cours de ses premières semaines au sein de l’entreprise ? Ses impressions et sa vision critique vont permettre d’évaluer les points forts et les dysfonctionnements de l’entreprise sur l’organisation interne et l’intégration des salariés.

Pour obtenir un feedback constructif, le document est généralement transmis au nouveau collaborateur à son arrivée. Il remettra ensuite le rapport avec ses remarques au manager, à la fin de la période d’essai.

Bien que le rapport d’étonnement soit principalement ancré dans une démarche d’intégration pour un onboarding réussi, il est aussi intéressant dans le cas d’une réorganisation, d’une mobilité interne ou d’un changement important dans l’organisation (ex : lancement d’un nouveau projet, d’un nouvel outil).

En résumé, le rapport d’étonnement est un véritable atout pour l’entreprise. Il permet de :

• Identifier les dysfonctionnements sur le fonctionnement interne.
• Évaluer la qualité de l’onboarding auprès des personnes concernées.
• Trouver des axes d’améliorations pertinents.
• Impliquer les collaborateurs dans le développement et la réussite de l’entreprise.

Bon à savoir : le rapport d’étonnement est un précieux outil de renforcement de la marque employeur. En effet, la démarche offre au nouveau collaborateur le sentiment d’être écouté et l’invite à prendre du recul sur ses débuts dans l’entreprise. Autre bon point, le rapport d’étonnement permet également de faire émerger des idées originales. C’est donc un bon outil d’innovation.

Sachez que l’onboarding RH, ainsi que l’ensemble du processus de recrutement, peut être délégué à travers une externalisation du recrutement afin de gagner du temps, de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer la qualité de l’embauche.

Comment rédiger un rapport d’étonnement ?

Il n’existe pas véritablement de règles dans la construction d’un rapport d’étonnement. Vous pouvez opter pour un questionnaire, un journal de bord, ou encore une note de synthèse. Toutefois, votre rapport d’étonnement doit être parfaitement structuré pour encourager la critique, apporter de réels bénéfices à l’entreprise, mais aussi faciliter la compréhension des observations. 

Nous vous conseillons de privilégier les questions ouvertes et d’éviter les QCM pour ne pas limiter et/ou influencer les réponses du collaborateur. L’exercice est chronophage, aussi vous pouvez faire appel à l’aide d’un assistant RH de TheAssistant pour concevoir votre rapport d’étonnement. 

Exemple de rapport : quelles questions poser ?

Vous pouvez concentrer la construction de votre plan de rapport d’étonnement autour de 4 questions simples. 

• Ce à quoi vous vous attendiez :
• Ce qui vous a agréablement surpris :
• Ce qui vous a déçu :
• Vos propositions d’amélioration :

Ces questions s’appliquent facilement dans les différents domaines à évaluer, à savoir, recrutement, intégration, organisation, poste, culture d’entreprise, équipe, etc.

Vous avez aussi la possibilité d’aller plus loin dans les observations de votre collaborateur en posant des questions plus précises.

Découvrez notre exemple de rapport d’étonnement pour un nouvel embauché :

• Nom :
• Prénom :
• Intitulé du poste occupé :
• Date d’entrée dans l’entreprise :
• Type de contrat :
• Durée de la période d’essai :

Observations et remarques sur le processus de recrutement :

• Qu’avez-vous pensé de votre recrutement ?
• Le recrutement est-il est le reflet de la réalité en entreprise ?
• La fiche de poste correspond-elle à vos missions actuelles ?
• Comment améliorer le processus de recrutement ?

Observations et remarques sur votre intégration :

• Quelles sont vos impressions sur votre intégration ?
• Votre intégration correspond-elle à vos attentes ?
• Qu’est-ce qui vous a surpris ou déçu durant votre intégration ?
• Comment s’est déroulée votre intégration au poste, et dans l’équipe ?
• Qu’est-ce qui vous a manqué durant votre onboarding ?
• Comment améliorer l’intégration des collaborateurs ?

Observations et remarques sur la prise de poste :

• Êtes-vous satisfait de votre prise de poste ?
• Pensez-vous avoir accès aux informations nécessaires ?
• Pensez-vous avoir de bonnes conditions de travail ? (Outils, environnement)
• Avez-vous à disposition l’ensemble des éléments nécessaires pour assurer vos missions ?
• Parvenez-vous à communiquer facilement avec votre responsable ? Avec l’équipe ?
• Comment améliorer la prise de poste ?

• Autres observations :
• Date et signature :

Comment analyser un rapport d’étonnement ?

À la fin de sa période d’essai, votre nouvel employé vous a transmis son rapport d’étonnement complété. Il ne vous reste plus qu’à analyser ses observations.

En tant que bon manager, soyez réceptif aux remarques. Vos capacités managériales vont être mises à l’épreuve. Vous devez donc réellement prendre en considération les critiques constructives, surtout négatives, notamment pour améliorer la communication au sein du groupe. L’important est de partir sur des bases solides et de construire une équipe soudée pour le bien-être et l’épanouissement professionnel de tous vos collaborateurs.

En tant que RH, c’est le moment de faire le point sur vos processus d’intégration, en analysant par exemple les retours sur l’accueil de la nouvelle recrue dans l’équipe ou encore la praticité des locaux. Cela vous permettra de continuer à les améliorer la stratégie de l’entreprise dans le but de séduire les nouveaux talents. Ce sont les petits détails qui font la différence.

Pour vous aider, vous pouvez comparer et confronter le rapport d’étonnement de plusieurs collaborateurs. Cela vous permettra de dégager les remarques récurrentes et de surveiller les nouvelles,et vous aidera à mettre en place les axes d’amélioration proposés au moment de la rédaction de votre  synthèse .

N’hésitez pas à convoquer le nouveau venu pour un échange oral et débriefer sur son rapport. Se sentir écouter, c’est se sentir valorisé, un point essentiel dans l’épanouissement professionnel d’un salarié. Le résultat sur le long terme ? L'amélioration de votre taux de rétention des employés et la création d'une culture d'entreprise plus inclusive.

En conclusion, le rapport d'étonnement émerge comme un outil indispensable pour les entreprises en quête de perfectionnement continu. En permettant aux nouveaux collaborateurs de partager leurs impressions et leurs réflexions sur leur expérience initiale au sein de l'organisation, ce rapport offre un regard précieux sur les dynamiques internes et les processus d'intégration. Plus qu'une simple évaluation, il s'avère être un levier d'engagement et de développement pour les employés, les invitant à contribuer activement à l'amélioration de l'entreprise.

En résumé :

·  Définition : le rapport d’étonnement est un outil clé pour recueillir les impressions et critiques des nouveaux employés sur l'organisation interne et l'onboarding de l'entreprise.

·  Objectifs :

-  Identifier les dysfonctionnements internes,

-  Evaluer la qualité de l'intégration des employés,

-  Proposer des axes d'amélioration pertinents.

·  Rédaction : la rédaction doit être structurée pour encourager la critique et faciliter la compréhension des observations. Les questions posées dans le rapport d'étonnement se concentrent sur :

-  les attentes du collaborateur

-  les aspects agréablement surprenants

-  les déceptions

-  les propositions d'amélioration

·  Analyse : elle doit intégrer les critiques dans la stratégie de l'entreprise pour mettre en place des actions d'amélioration, en comparant éventuellement les retours de plusieurs collaborateurs pour en faire une synthèse.