Rapport d'étonnement : guide complet et modèle pour un onboarding réussi
Difficile aujourd’hui d’attirer et de fidéliser les talents, d’où importance de réussir son onboarding. Vous n’aurez jamais une seconde chance de faire une bonne première impression. Pour assurer cette étape, un outil se démarque : le rapport d’étonnement. Simple à mettre en œuvre, puissant dans ses implications, il permet de recueillir les retours d’impressions des nouveaux collaborateurs. Comment l’utiliser pour optimiser vos processus d’onboarding et créer un environnement où l’innovation et la collaboration sont au cœur des performances ? La réponse dans ce guide.
Publié le
28/3/2025
, mis à jour le
28/1/2025 10:17

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
Définition
Le rapport d’étonnement est un outil RH innovant conçu pour recueillir les impressions et critiques constructives des nouveaux collaborateurs durant leurs premières semaines en entreprise. Il permet de :
- Identifier les dysfonctionnements sur le fonctionnement interne.
- Évaluer la qualité de la bonne intégration des personnes concernées (salarié, alternant, stagiaire).
- Trouver des axes d’améliorations pertinents.
- Impliquer les collaborateurs dans le développement et la réussite de l’entreprise.
Transmis au nouveau collaborateur à son arrivée, il le remettra au manager à la fin de la période d’essai avec ses remarques.
Quand réaliser un rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement peut être réalisé dans plusieurs contextes :
- Onboarding : pour évaluer les premières impressions d'un nouveau collaborateur et s’assurer d’un onboarding réussi.
- Mobilité interne : pour recueillir des retours lors d’un changement de poste.
- Projets innovants : pour analyser l’impact des nouveaux outils RH ou processus.
Pourquoi faire un rapport d’étonnement ?
Les avantages pour l’entreprise sont multiples :
- Renforcement le processus d’onboarding, en améliorant l’expérience des nouvelles recrues et en identifiant les failles dans leur intégration.
- Fidélisation des employés, en montrant à vos collaborateurs que leur avis compte vous renforcez leur sentiment d’appartenance.
- Analyse de la culture d’entreprise, en recueillant des feedbacks directs pour évaluer l’adéquation entre vos valeurs affichées et perçues.
- Stimulation de l’innovation, en faisant émerger des idées originales grâce à des perspectives neuves.
Bon à savoir : le rapport d’étonnement est un outil précieux pour renforcer la marque employeur. En effet, la démarche offre au nouveau collaborateur le sentiment d’être écouté et l’invite à prendre du recul sur ses débuts dans l’entreprise.
Comment rédiger un rapport d’étonnement ?
Les formats possibles
Un rapport d’étonnement doit être adapté à vos besoins tout en favorisant des retours sincères et exploitables. Voici quelques formats possibles :
- Questionnaire de retour d’expérience : une série de questions ouvertes encourageant des réponses détaillées.
- Journal de bord : un suivi régulier des impressions jour par jour.
- Note de synthèse : une analyse plus structurée, présentée en fin de période d’essai.
Si les formats sont variés, il est important que votre rapport d’étonnement soit parfaitement structuré pour encourager la critique, apporter de réels bénéfices à l’entreprise, et faciliter la compréhension des observations. Pour gagner du temps, vous pouvez déléguer cette tâche à un assistant RH de TheAssistant.
Les erreurs à éviter
Pour garantir la pertinence du rapport d’étonnement, évitez :
- Les questions trop fermées : privilégiez des questions ouvertes pour des retours plus riches. A la différence des QCM, les questions ouvertes permettent au collaborateur de s’exprimer plus librement, sans se trouver influencer ou limiter dans ses réponses.
- L’absence de suivi : un rapport non analysé est une opportunité manquée.
- Un ton trop formel : encouragez la transparence en adoptant un style amical et accueillant.
- Un processus long : assurez-vous que le questionnaire soit facile et rapide à remplir.
Exemple de rapport : quelles questions poser ?
Les questions essentielles
Vous pouvez concentrer la construction de votre plan de rapport d’étonnement autour de 4 questions simples.
- Ce à quoi vous vous attendiez :
- Ce qui vous a agréablement surpris :
- Ce qui vous a déçu :
- Vos propositions d’amélioration :
Ces questions s’appliquent dans tous les domaines à évaluer, à savoir, recrutement, intégration, organisation, poste, culture d’entreprise, équipe, etc.
Notre exemple de rapport d’étonnement pour un nouvel embauché
- Nom :
- Prénom :
- Intitulé du poste occupé :
- Date d’entrée dans l’entreprise :
- Type de contrat :
- Durée de la période d’essai :
Observations et remarques sur le processus de recrutement :
- Qu’avez-vous pensé de votre recrutement ?
- Le recrutement est-il est le reflet de la réalité en entreprise ?
- La fiche de poste correspond-elle à vos missions actuelles ?
- Comment améliorer le processus de recrutement ?
Observations et remarques sur votre intégration :
- Quelles sont vos impressions sur votre intégration ?
- Votre intégration correspond-elle à vos attentes ?
- Qu’est-ce qui vous a surpris ou déçu durant votre intégration ?
- Comment s’est déroulée votre intégration au poste, et dans l’équipe ?
- Qu’est-ce qui vous a manqué durant votre onboarding ?
- Comment améliorer l’intégration des collaborateurs ?
Observations et remarques sur la prise de poste :
- Êtes-vous satisfait de votre prise de poste ?
- Pensez-vous avoir accès aux informations nécessaires ?
- Pensez-vous avoir de bonnes conditions de travail ? (Outils, environnement)
- Avez-vous à disposition l’ensemble des éléments nécessaires pour assurer vos missions ?
- Parvenez-vous à communiquer facilement avec votre responsable ? Avec l’équipe ?
- Comment améliorer la prise de poste ?
- Autres observations :
- Date et signature :
Comment analyser un rapport d’étonnement ?
Lecture attentive
En tant que bon manager, soyez réceptif aux remarques. L’enjeu ici est d’identifier les points récurrents et les critiques constructives. Vous devez prendre en considération les critiques (surtout négatives) pour améliorer la communication au sein du groupe.
L’important est de partir sur des bases solides et de construire une équipe soudée pour le bien-être et l’épanouissement professionnel de tous vos collaborateurs.
Comparaison des rapports
Afin d’identifier des tendances, vous pouvez comparer et confronter le rapport d’étonnement de plusieurs collaborateurs. Cela vous permettra de dégager les remarques récurrentes, de surveiller les nouvelles, et de mettre en place les axes d’amélioration proposés au moment de la rédaction de votre synthèse.
Feedback collaborateur
N’hésitez pas à convoquer le nouveau venu pour débriefer et proposer des actions concrètes. Se sentir écouter, c’est se sentir valorisé, un point essentiel dans l’épanouissement professionnel d’un salarié. Résultat sur le long terme : l'amélioration de votre taux de rétention des employés et la création d'une culture d'entreprise plus inclusive.
D’après l’IFOP, 72 % des collaborateurs affirment que les premières semaines d’intégration sont déterminantes pour leur engagement à long terme. Alors n’attendez plus pour analyser et ajuster vos pratiques grâce à un rapport d’étonnement bien conçu. Plus qu'une évaluation, ce rapport est un levier d'engagement et de développement pour les employés qui contribuent activement à l'amélioration de l'entreprise.
En résumé :
Définition
Le rapport d’étonnement est un outil clé pour recueillir les impressions et critiques des nouveaux employés sur l'organisation interne et l'onboarding de l'entreprise.
Objectifs
- Identifier les dysfonctionnements internes,
- Evaluer la qualité de l'intégration des employés,
- Proposer des axes d'amélioration pertinents.
Rédaction
La rédaction doit être structurée pour encourager la critique et faciliter la compréhension des observations. Les questions posées dans le rapport d'étonnement se concentrent sur :
- les attentes du collaborateur
- les aspects agréablement surprenant
- les déceptions
- les propositions d'amélioration
Analyse
Elle doit intégrer les critiques dans la stratégie de l'entreprise pour mettre en place des actions d'amélioration, en comparant éventuellement les retours de plusieurs collaborateurs pour en faire une synthèse.
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