Gestion de réunion : organiser et conduire sans erreur

En tant que dirigeant ou manager d’équipe, maîtriser l’organisation et la conduite d’une réunion est nécessaire. Cela demande du temps et une préparation importante. Il faut connaître les différents types de réunion, savoir préparer et animer une rencontre puis connaître les outils et techniques pour optimiser l’organisation qui peut s’avérer chronophage. Dans de nombreuses entreprises, des réunions ont lieu quotidiennement afin de transmettre certaines informations ou pour prendre des décisions avec l’ensemble des équipes. Si ces rencontres ne présentent pas toujours les mêmes objectifs, elles sont, en revanche, toutes nécessaires pour la réussite l’entreprise. Elles possèdent un rôle essentiel. Comme vous l’aurez compris, le succès d’une réunion n’est possible que si vous mettez en place une organisation efficace. Qu’il s’agisse d’une rencontre pour faire un simple point hebdomadaire en interne ou pour faire connaissance avec un client potentiel, l’enjeu sera différent mais la structure et la gestion restent tout de même indispensables !
Alice Pasquier
March 31, 2022

Quels sont les différents types de réunion ?

Avant de vous lancer dans la préparation de votre réunion, vous devez commencer par réfléchir  au format que vous souhaitez adopter. Selon l’objectif et la raison de la rencontre, votre format va  différer, vous devez trouver celui qui vous semble le plus adapté à la situation. 

Découvrez les formats de réunion que l’on retrouve le plus souvent en entreprise : 

  • Réunion d’information : réunion mise en place pour partager une information ou transmettre un  message à une équipe. Généralement, c’est une réunion courte, environ 30 minutes.
  • Réunion de prise de décision : rassemblement important autour d’un sujet précis afin de  prendre une décision concernant une situation.
  • Réunion de projet aussi appelée réunion de revue ou point d’avancement : rendez-vous  récurrent mené par le chef de projet avec les divers acteurs concernés par le projet pour faire un  point sur les avancées, échanger autour des problèmes rencontrés, faire un bilan.
  • Réunion de résolution des problèmes : réunion avec les personnes qui subissent un problème  ou un dysfonctionnement afin d’en discuter pour trouver des solutions. La réunion se termine  lorsque la situation est débloquée.
  • Le brainstorming : réunion qui regroupe les membres d’une équipe pour faire émerger de  nouvelles idées. C’est une réunion participative qui favorise la créativité. 
  • Réunion collaborative : cette rencontre permet d’échanger sur un sujet précis, c’est un débat.  Tout le monde participe à l’animation de la réunion.
  • Réunion de service : de manière régulière, les acteurs d’une même équipe se rencontrent pour  faire un point général sur les projets en cours, les difficultés, etc.
  • Le one-to-one : rencontre entre le dirigeant et ses collaborateurs de manière individuelle. Il peut  s’agir d’une réunion annuelle ou mensuelle. Elle permet de faire un point global et de créer une  relation de confiance.
  • Le séminaire : grand rassemblement qui réunit l’ensemble des équipes. Il s’agit d’un évènement  corporate avec des animations autour d’une thématique précise. 

Après avoir déterminé le format qui correspond aux objectifs de votre réunion, il est temps de se  pencher sur l’organisation à adopter pour réussir cette rencontre. 

Comment organiser une réunion ?

Les rassemblements sont nécessaires pour faciliter les échanges, prendre les bonnes décisions et  ainsi, développer les performances de l’entreprise. Chaque réunion possède un objectif, une  raison d’être. À la fin d’une rencontre, des décisions ou actions réelles doivent être déterminées et  mises en action. Pour cela, la conduite d’une réunion et la gestion de toutes les étapes doivent  être parfaitement maîtrisées.  

Avant la réunion, il faut définir une structure précise. Il s’agit des fondements de la rencontre :

  • Déterminer le sujet et l’objectif de la réunion. 
  • Rédiger l’ordre du jour, c’est la feuille de route de la réunion. 
  • Lister les personnes qui doivent assister à la réunion. 
  • Trouver un lieu adapté pour la rencontre. 
  • Indiquer l’heure et la date puis fixer une durée précise. 
  • Préparer les documents nécessaires. 
  • Inviter les personnes concernées en indiquant l’objectif, le format de la réunion ainsi que leur  rôle. 

Quelles sont les étapes à suivre pour une réunion réussie ?

Pour réussir la gestion d’une réunion, vous devez suivre des étapes importantes. Conduire une  réunion demande de la préparation et de l’organisation pour éviter les erreurs ou les oublis

Dans un premier temps, votre réunion doit commencer par une phase d’introduction. Cette  étape est décisive pour la réussite de la rencontre. Pour cela, vous devez :

  • Débuter la réunion à l’heure indiquée dans votre invitation. 
  • Saluer et remercier les personnes présentes à la réunion. 
  • Rappeler à tous la raison d’être de la réunion, indiquer l’ordre du jour et les objectifs.
  • Présenter le fonctionnement de la réunion et rappeler la durée de la rencontre. 

Maintenant que vous avez rappelé les bases de cette réunion, vous pouvez enfin rentrer dans le  vif du sujet. Attention, votre rôle d’animateur est important pour conduire parfaitement cette  rencontre et réussir à atteindre les résultats attendus. Ainsi, il y a des règles à suivre pour animer  la réunion

  • Ouvrir la discussion. 
  • Gérer la prise de parole. 
  • Recentrer le débat en cas de digressions. 
  • Inciter à participer, motiver les participants. 
  • Veiller à suivre l’ordre du jour avec les sujets à aborder pour atteindre les objectifs. 
  • Conclure avec une synthèse de la réunion et rappeler les décisions qui ont été prises. 

De votre côté, la gestion de réunion ne se termine pas à la fin du rendez-vous. Pour bien  conclure la rencontre, vous devez rédiger un compte-rendu des sujets abordés ainsi que des  choix qui ont été fixés. Cela marque l’aboutissement de votre travail. Ainsi, ce document vous  permet de partager et d’archiver les résultats de cette réunion pour préparer une potentielle  prochaine rencontre. 

Comment optimiser la gestion de réunion ?

Pour optimiser la gestion des réunions, il existe de nombreux outils. Avec chacun d’entre eux  vous pouvez gagner du temps, centraliser les informations ou améliorer votre organisation.  En revanche, vous êtes dans l’obligation d’utiliser plusieurs outils pour optimiser la conduite de  vos réunions.  

Avec TheAssistant, vous avez un assistant virtuel à votre  disposition pour vous accompagner sur l’ensemble de la gestion des rencontres. Vous  pouvez, par exemple, demander à votre assistant de direction d’inviter une liste de personnes à une réunion, de rédiger  l’ordre du jour selon vos attentes, de réserver une salle, d’écrire le compte-rendu ou de le mettre  en forme, le corriger, le relire et l’envoyer. C’est un réel gain de temps !

Avec TheAssistant, vous avez la garantie de ne plus faire d’erreur dans la mise en place des réunions. Osez déléguer et consacrez-vous uniquement à l’animation !

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