Télésecrétariat : définition et fonctionnement

Qu'est-ce qu'un télésecrétariat ? 

Le télésecrétariat est un service de secrétariat à distance. En d’autres termes, recourir au télésecrétariat, c’est externaliser son service de secrétariat et le confier à une entreprise qui se charge d’en assurer les missions pour votre compte.

Cette entreprise externe est spécialisée. Elle assure le fonctionnement du service par l’intermédiaire d’une télésecrétaire. Qu’est-ce qu’une télésecrétaire ? C’est une secrétaire à distance, tout simplement. Il en existe deux types : 

• Les télésecrétaires qui sont à leur compte, on parle alors de secrétaires indépendantes ; 
• Les télésecrétaires qui sont salariées dans une entreprise spécialisée en télésecrétariat.

Pour exercer en tant que télésecrétaire, il faut posséder les mêmes diplômes que pour être secrétaire classique (BEP, CAP, BTS) et suivre des cours de télésecrétariat. Ces deux formalités sont nécessaires pour intégrer une entreprise de télésecrétariat.

Les télésecrétaires freelances ont également suivi une formation classique de secrétaire et possèdent déjà une ou plusieurs expériences en entreprise avant de se mettre à leur compte.

Quelles sont les missions à confier à une télésecrétaire ?

Bien qu’elles soient à distance, les télésecrétaires exercent les mêmes missions que les secrétaires traditionnelles. 

Elles assurent ainsi les mêmes fonctions qu’un assistant administratif et peuvent selon les besoins du client :

• assurer une permanence téléphonique ; 
• envoyer des devis, créer des factures, se charger des relances des factures impayées ;
• rédiger des courriers et mettre en forme des documents ;
• effectuer des démarches administratives ;
• saisir des données et retranscrire par écrit des fichiers audio ; 
• gérer le courrier électronique ; 
• gérer l’agenda du chef d’entreprise, ses rendez-vous, ses déplacements et son courrier ; 
• assurer le suivi et l’archivage de ses dossiers ;
• etc.

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Elles sont également en charge de tâches plus personnelles comme par exemple :

• prendre des rendez-vous médicaux ; 
• planifier un itinéraire de voyage ; 
• réserver un vol, une chambre d’hôtel ou un Airbnb ; 
• organiser un évènement ; 
• etc.

Enfin, les télésecrétaires sont parfaitement capables d’exercer les fonctions d’un assistant commercial et se voir confier les missions de : 

• prospection ; 
• télévente ;
• recherche des informations sur des leads, sur la concurrence, sur Linkedin ;
• mise à jour un CRM ;
• gestion de la newsletter d’entreprise (liste d’abonnées, rédaction, etc.) ;
• rédaction d’une FAQ (foire aux questions) ;
• recherche d’un influenceur ; 
• etc.

La liste est sans limite ! D’ailleurs, parmi les services qu’offrent The Assistant, une secrétaire virtuelle peut vous aider à accomplir les mêmes tâches qu’une télésecrétaire ou une secrétaire traditionnelle. Elle vous accompagne pour assurer les tâches administratives, commerciales, RH, personnelles ou simplement de secrétariat. Vous choisissez ce que vous souhaitez déléguer.

Combien coûte le télésecrétariat ?

Il n’existe aucune grille salariale officielle pour le poste de télésecrétaire. Dans le cas où la télésecrétaire est indépendante, elle est libre de fixer le coût de ses prestations en fonction des missions qui lui sont confiées et de son expérience. Toutefois, les tarifs oscillent en moyenne aux alentours de 20€ et 35€ HT de l’heure.

Si vous faites appel à une entreprise de télésecrétariat qui emploie ses télésecrétaires, vous trouverez un catalogue de prestations avec des forfaits mensuels ou annuels. Les services sont facturés entre 25€ et 50€ HT de l’heure.

Ces prix sont beaucoup plus attractifs qu’une embauche à temps partiel ou à temps plein. En effet, vous convenez avec la télésecrétaire du volume horaire dont vous avez besoin. Un avantage conséquent pour les petites entreprises dont les moyens financiers sont parfois limités en termes d’embauche, ou encore en cas d’un surcroit temporaire d’activité, ou même pour remplacer une personne absente.

Sachez aussi que certaines télésecrétaires font le choix de se spécialiser dans un secteur d’activité. Cette spécialisation est très courante dans les secteurs du bâtiment, médical et paramédical, ou encore de l'immobilier. Le fait d’être spécialisée dans un domaine est un gage de performance et d’expertise. Les secrétaires à distance sont en effet habituées aux missions auxquelles elles doivent faire face. Sans surprise, cette spécialisation justifie des tarifs un peu plus élevés. N’hésitez pas à demander des devis et comparer.