Qu'est-ce qu'une conciergerie digitale et ses avantages ?

Qu'est-ce qu'une conciergerie digitale ? 

Mettre en place une conciergerie d’entreprise est une idée qui traverse l’esprit de plus d’un responsable des ressources humaines. Rappelons-le, ce système, inspiré des services proposés par les grands hôtels étoilés américains des années 30, a pour but de faciliter le quotidien des salariés. 

C’est dans cet esprit que les entreprises choisissent de recourir aux services d’une conciergerie digitale. En effet, cette dernière propose aux employés une importante gamme de services accessibles directement sur leur lieu de travail. Les salariés ont accès aux services de la conciergerie 24h/24 et 7j/7  à travers une application mobile qu’ils téléchargent et un système de chat. En fonction du besoin exprimé, la conciergerie digitale met le salarié en relation avec le prestataire adapté, qui sera chargé de répondre à sa demande dans les meilleurs délais. 

Pourquoi une conciergerie digitale ? 

Dans l’objectif d’une meilleure qualité de vie au travail, il est intéressant de recourir aux services d’une conciergerie digitale. Facile d’accès, simple d’utilisation, disponible en permanence, rien de plus efficace pour aider les employés à organiser leurs journées et limiter le stress quotidien auquel ils sont soumis. En effet, l’entreprise a de nos jours son rôle à jouer dans l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle de ses salariés. Que ces derniers soient contraints d’écourter leur pause déjeuner pour faire des courses est exactement ce que l’on veut éviter. Et à certaines périodes de l’année, comme Pâques ou encore les fêtes de fin d’année, le sprint des courses est à son maximum. En prenant en compte le bien-être personnel et la qualité de vie au travail de ses collaborateurs, l’entreprise a tout à gagner. Confiants et maîtres de leur temps, les employés sont plus sereins, plus concentrés et plus productifs. 

Quels sont les services d’une conciergerie digitale ?

Les exemples de missions d’une conciergerie digitale sont variés. Cela peut être un service de couturière, de coiffure, la réservation d’une baby-sitter, la livraison de courses, amener votre voiture au garage, etc. Tout dépend des partenariats conclus par la conciergerie. 

Ces services sont comparables à ceux d’un assistant personnel virtuel ou d’une secrétaire virtuelle. En effet, chez The Assistant, un secrétaire virtuel peut parfaitement gérer vos tâches personnelles. Par exemples : 

• Si vous souhaitez partir en voyage, cet assistant peut vous réserver un vol, un hôtel ou un airbnb, planifier votre itinéraire de voyage, demander une indemnisation voyage etc.
• Si vous avez besoin de déménager, le secrétaire virtuel peut rechercher pour vous un appartement, un article sur le sujet ou encore se mettre en quête de mobilier design pour votre nouvel intérieur !
• Si vous devez offrir un cadeau, l’assistant personnel peut effectuer la recherche et l’achat de ce dernier. En période de noël ou pour un anniversaire, cela peut être bien utile.
• Si vous avez un évènement à organiser, il est aussi là pour vous aider à trouver un lieu de réception, un restaurant ou des activités.

Tout est possible, il n’y a qu’à demander ! 

En plus de vos tâches personnelles, The Assistant propose de déléguer votre administratif à un assistant administratif. Gérer des abonnements et/ou des listes d’abonnés, effectuer une démarche administrative ou une recherche internet, formater une feuille de calcul, créer des contrats ou des factures, saisir des données, gérer le courrier électronique, ce sont des missions que vous pouvez lui confier.

Comment fonctionne une conciergerie digitale ? 

D’un point de vue purement pratique, une conciergerie digitale est simple à utiliser. Les employés formulent leurs besoins au concierge digital via le chat de l’application ou encore directement sur WhatsApp ou Facebook Messenger. Ce dernier se met ensuite en quête du meilleur prestataire capable d’y répondre. Une fois la demande prise en compte, les salariés reçoivent un email de confirmation.

D’un point de financier, combien cela coûte ? L’entreprise prend en charge les coûts d’installation et de fonctionnement du service. De leur côté les employés reçoivent automatiquement une facture une fois le service effectué et paient via l’application. Ces services sont facturés au prix du marché. La conciergerie peut avoir négocié un tarif privilégié avec ses partenaires (remise ponctuelle ou permanente, frais offerts…). L’objectif est d’offrir des prix attractifs mais justes et de faire travailler des entreprises locales.

Il est tout à fait possible de le mettre en place même avec budget limité. De plus, il est possible de constituer une offre mutualisée entre plusieurs entreprises domiciliées dans le même immeuble ou une même zone d’activité.