Externalisation de la gestion de formation : avantages

Encore faut-il savoir offrir les bonnes formations aux bonnes personnes. Comme tout ce qui a trait aux ressources humaines, chaque décision s’avère délicate. Vous n’avez peut-être ni le temps ni les compétences nécessaires pour faire les meilleurs choix. Heureusement, quelqu’un d’autre peut les faire pour vous !

En quoi consiste l’externalisation de la gestion de formation ? 

Externaliser la gestion de la formation consiste à déléguer, à un prestataire externe, une partie ou l’ensemble des enjeux liés à la formation. Ce prestataire va prendre à sa charge le déploiement des plans de formations, collectifs ou individuels. Il réunira les moyens à la fois humains et techniques nécessaires à cet objectif, tels que des formateurs et des programmes de formation.

Quelles sont les principales étapes d’une externalisation de la gestion de formation ?

S’il ne s’agit pas d’une règle générale, voici les grandes phases qui reviennent souvent lors de l’externalisation de la gestion de formation : 

• Évaluation des besoins de l’entreprise et des compétences internes ;
• Élaboration des plans de formation collectifs et individuels ;
• Sourcing des moyens humains et techniques nécessaires au bon déroulement des plans de formation ; 
• Mise en action des plans de formation (recherche des formations, de la salle, envoi des convocations, collecte des pièces administratives, etc.) ;
• Suivi du projet dans son ensemble : de l’aspect administratif et financier, ainsi que de l’efficience des formations.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la gestion de formation ?

Un gain de temps

Comme toujours, lorsque l’on veut bien faire les choses, il faut s’impliquer et par conséquent investir beaucoup de temps. Le service des Ressources Humaines, qui s’occupe déjà du recrutement, de la paie et du marketing RH pour développer la marque employeur, ne dispose que trop rarement de ce temps.

La gestion de la formation suppose d’être au fait des actualités légales du secteur, de maîtriser les mécanismes de financement, d’être informé des nouveautés pédagogiques et de connaître les enjeux de chaque service. Si votre service RH est déjà sous l’eau, ou presque, l’externalisation de la gestion de formation est une option éclairée.

D’ailleurs, saviez-vous que la gestion de la formation n’est pas la seule tâche à pouvoir être externalisée ? Loin de là, puisque c’est aussi le cas par exemple de la paie ou du recrutement. De manière générale, l’externalisation de processus est possible pour de nombreuses tâches et représente à chaque fois un gain de temps considérable. 

Un accès à un réseau de qualité

Les formations étant, comme expliqué en introduction, un pilier de l’entreprise moderne, il en existe une floraison impressionnante. Si impressionnante, qu’il devient compliqué de faire son choix. Comment savoir si cette formation-là est plus complète que celle-ci, qui porte presque le même intitulé ? Comment savoir si ce formateur sera plus motivant que celui-ci, qui est spécialisé dans la même discipline ? De plus, les formats, eux aussi, se multiplient. Vos équipes sont-elles plutôt blended-learning ou micro-learning ?

Vous aurez du mal à trouver les réponses à ces questions, et c’est normal. Votre prestataire, en revanche, dispose d’un réseau de formateurs et formations de qualité. Il a déjà fait appel à untel ou untel et connaît la réputation de tel ou tel programme, ce qui vous aidera à faire les bons choix parmi tous les acteurs du marché.

Des économies à réaliser

L’externalisation de la gestion de formation permet également d'économiser des frais de structure et de personnel. Dans le même temps, elle transforme en coûts variables certains coûts fixes tels que la location de bureaux plus grands pour un personnel plus nombreux ou les salaires.

Chez TheAssistant, votre assistant RH travaille à la demande. En conséquence, vous ne payez que les heures véritablement travaillées, uniquement lorsque vous avez besoin de ses services. En plus de la gestion de formation, voici un aperçu des autres tâches que vous pouvez choisir de déléguer à votre assistant RH :

• Rédiger un contrat de travail ;
• Gérer une offre d’emploi ;
• Planifier un entretien ;
• Examiner une candidature ;
• Créer une fiche de poste.

Que l’externalisation soit au forfait ou à la carte, il est judicieux de demander à mettre en place un rapport d’activité afin de mesurer divers indicateurs comme le taux de satisfaction de vos collaborateurs, les budgets engagés et ceux collectés auprès d’organismes financeurs.

En somme, l’externalisation est un levier d’optimisation et de productivité ! Elle vous permet de concentrer vos efforts et ceux de votre équipe sur les activités clés de votre entreprise, en laissant les tâches moins importantes ou énergivores entre les mains de partenaires de confiance.