15 exemples de questions pour un entretien d'assistant personnel

Quelles compétences un assistant personnel doit maîtriser ?

Vous avez sélectionné un candidat pour un poste d’assistant personnel suite à la publication d’une offre ou par sourcing candidat. Ce dernier doit à présent répondre de ses compétences en entretien.

1. Quels sont les outils bureautiques que vous maîtrisez ?

Power point, Word, Excel, la maîtrise de ces outils est le minimum de ce que l’on peut attendre d’un assistant personnel. En effet, la rédaction de courriers ou encore l’élaboration de tableaux ou de diaporamas sont des tâches courantes. Le candidat illustrera par des exemples ce qu’il a pu réaliser grâce à ces programmes ou des programmes similaires.

2. Comment gérez-vous les demandes téléphoniques ?

Etre interrompu par le téléphone est chose commune. Dès lors, savoir prendre des messages et relayer l’information sans pour autant perdre le fil demande une certaine réactivité et organisation. Des compétences essentielles que le candidat devra faire valoir lors de l’entrevue.

3. Etes-vous à l’aise avec la prise de notes ?

Au cours des réunions auxquelles il assiste, l’assistant doit savoir prendre des notes et les retranscrire. En effet, il doit à terme remettre un rapport clair et concis à son supérieur ou encore à tous les participants. Concentration, rigueur, mémoire et réactivité sont les compétences qu’il devra mettre en avant avec cette question.

4. Comment gérez-vous le suivi d’un agenda ?

L’assistant est le garde-fou du dirigeant. Noter ses rendez-vous, gérer ses réservations, préparer et lui rappeler suffisamment à l’avance les prochains évènements et ce dont il aura besoin, c’est essentiel pour que le binôme fonctionne.

5. D’après vous qu’entend-t-on par qualités rédactionnelles ?

Grammaire, orthographe, qualités de synthèse, on attend de l’assistant personnel qu’il démontre ses qualités rédactionnelles en matière de syntaxe et de rédaction.

6. Avez-vous tendance à procrastiner lorsqu’il s’agit de tâches administratives ?

Il est important de savoir détecter avant l’embauche la phobie administrative. Loin d’être marginale, elle peut être un handicape certain si pour le poste l’administratif occupe une place centrale.

7. Etes-vous familier avec les situations d’urgence ?

Avec cette question, on s’attendra à ce que le candidat raconte une expérience dans laquelle il a su et/ou appris à répondre à une situation d’urgence. Etre maître de soi, ingénieux et réactif, c’est ce que l’on espère d’un assistant personnel dans ce type de situation.

8. Etes-vous à l’aise avec le fait de jongler entre les calendriers professionnel et personnel de votre employeur ?

Il arrive bien souvent que l’assistant ait à gérer l’emploi du temps personnel du dirigeant. Avoir bien en tête son agenda professionnel pour qu’il n’empiète pas sur des évènements de sa vie privée et vice versa est indispensable pour organiser son planning, prévenir et pallier aux conséquences s’il ne peut en être autrement. Une secrétaire virtuelle pourrait être d’une grande aide dans la gestion de cette tâche.

Quelles sont les qualités attendues d’un assistant personnel ?

Vérifier les savoir-faire d’un candidat c’est bien. Savoir quelles sont ses qualités c’est encore mieux ! N’oublions pas que cette personne est là pour vous faciliter la tâche.

9. Pourriez-vous partager vos astuces pour être organisé ?

L’organisation est la qualité primordiale d’un assistant personnel. Connaître les trucs et astuces du candidat pour organiser son travail est un bon moyen d’évaluer cette qualité. 

10. Décrivez une situation dans laquelle vous avez été particulièrement proactif.

Un bon assistant personnel cherche toujours à apporter de la valeur ajoutée au travail que lui demande son supérieur. Il ne se contente pas de faire de façon basique ce qu’on attend de lui.

11. Pensez-vous être une personne à l’écoute ?

Un assistant mémorise et classe toutes les informations utiles qu’il entend. Il peut ainsi deviner les besoins et attentes de son employeur sans que ce dernier ait besoin expressément de les notifier.

12. Comment communiquez-vous les informations ?

La communication est la clé de la réussite d’une relation. Savoir quelles informations transmettre et à qui est une qualité cruciale que doit posséder un bon assistant personnel.

13. Etes-vous à l’aise avec le fait de garder des informations confidentielles ?

Savoir taire des informations confidentielles est aussi important que savoir quelles informations il faut communiquer. L’enjeu est d’autant plus sérieux que l’assistant personnel a également accès à des informations de la vie personnelle de son employeur.

14. Etre disponible soirs et week-ends est-ce problématique pour vous ?

Pas de repos pour les dirigeants. Dès lors, il arrive qu’une urgence surgisse un soir de semaine ou durant le week-end et l’assistant doit répondre présent. Il aide ainsi à répondre à l’urgence, en collaboration avec son supérieur.

15. Comment gérez-vous la pression ?

Avec cette question, on attend à ce que le candidat nous donne quelques exemples de ses réactions sous pression. Garder la tête froide, rester poli en toutes circonstances et ne pas être en proie à un stress paralysant, sont les qualités requises d’un bon assistant personnel.