Comment embaucher son premier salarié dans les règles ?

Découvrez les démarches, les formalités et les aides pour recruter votre premier salarié.

Quand embaucher son premier salarié ?

Le recrutement d’un premier salarié peut intervenir à différents moments selon l’activité et les besoins de l’entreprise :

• Au lancement de l’entreprise afin d’avoir les ressources humaines nécessaires pour exercer l’activité.
• Au cours du développement de l’entreprise pour faire face à une augmentation de l’activité ou à un élargissement de l’offre.

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Quelle que soit la raison du recrutement, assurez-vous d’avoir une visibilité financière suffisante et favorable à l’embauche.

Comment embaucher son premier salarié ?

Le processus de recrutement est une démarche importante pour le recruteur, le candidat et l’entreprise. Votre objectif est de trouver la perle rare pour assurer le poste à pourvoir tout en offrant une expérience de recrutement positive aux candidats.

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Pour cela, il y a différentes étapes à suivre pour embaucher votre premier salarié :

• Rédiger la fiche de poste.
• Rédiger l’offre d’emploi et diffuser l’annonce.
• Analyser et trier les CV.
• Prendre contact avec les candidats sélectionnés.
• Préparer les entretiens d’embauche.
• Conduire les entretiens.
• Sélectionner un candidat et envoyer une lettre de refus de candidature pour les postulants non retenus.
• Préparer la phase d’intégration.

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Le coût d’un recrutement peut être élevé au vu du temps et de l’investissement qu’il requiert. Déléguez certaines tâches auprès d’un Assistant RH de TheAssistant pour limiter les coûts.

Comment déclarer l’embauche d’un premier salarié ?

Vous avez trouvé le candidat idéal ? Bonne nouvelle ! 

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En revanche, il faut savoir que la procédure d’embauche d’un premier salarié possède son lot de formalités et de règles. Découvrez les démarches administratives à réaliser pour déclarer l’embauche de votre premier salarié.

Rédaction d’un contrat de travail

La procédure d’embauche commence par la rédaction d’un contrat de travail.

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Ce document contractuel vient fixer les droits et les obligations des deux parties : vous et votre salarié. Qu’il s’agisse d’un CDI ou d’un CDD, le contrat de travail est obligatoire. 

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Le contenu du contrat de travail est déterminant pour vous, votre salarié et votre relation. Intitulé du poste, qualifications, rémunération, congés… Il existe de nombreuses mentions obligatoires à intégrer. Une erreur ou un oubli peut avoir de véritables conséquences pour votre entreprise. 

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Pour vous aider, vous pouvez déléguer la rédaction du contrat de travail auprès d’un Assistant RH.

Réalisation de la Déclaration préalable à l’embauche

Ensuite, vous devez impérativement compléter une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) puis la transmettre à l’URSSAF dans les 8 jours qui précède la date d’embauche de votre salarié.

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Ce formulaire permet de déclarer le recrutement du salarié, mais aussi de :

• Immatriculer l’employeur au régime général de la Sécurité sociale et l’assurance chômage,
• Immatriculer le salarié auprès de la CPAM,
• Adhérer à un service de santé au travail,
• Demander l’examen médical d’embauche obligatoire,
• Préétablir la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

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En résumé, la DPAE vous permet d’ouvrir des droits à votre salarié, de vous protéger en cas d’accident du travail, de vous déclarer auprès des différentes administrations et de bénéficier d’une éventuelle exonération des charges.

Adhésion à une caisse de retraite

Depuis 2018, vous devez obligatoirement être affilié à une caisse de retraite complémentaire dès l’embauche de votre premier salarié.

Planification d’une visite médicale d’embauche

La visite médicale d’embauche, aussi appelée visite d’information et de prévention, permet à la médecine de travail d’informer et de sensibiliser le salarié sur les risques liés au poste. Ce dernier doit obligatoirement avoir assisté au rendez-vous dans les 3 mois qui suivent la prise de poste.

Mise en place du registre obligatoire

Lors de l’embauche d’un premier salarié, vous devez obligatoirement mettre en place un registre unique du personnel. Celui-ci reprend son identité, sa date d’entrée et de sortie, l’intitulé du poste, ses missions et le type de contrat.

Installation des affichages

Avec l’embauche d’un salarié, vous avez l’obligation d’afficher certaines informations au sein de vos locaux : les coordonnées de l’inspecteur et du médecin du travail, les consignes de sécurité, les références de la convention collective, les périodes de prise des congés payés et l’ordre des départs, le document unique d’évaluation des risques professionnels, etc.

Organisation de la gestion de la paie

À l’arrivée d’un premier salarié dans votre entreprise, vous devez instaurer une organisation en matière de gestion de la paie. Bulletin de paie, versement du salaire, déclarations fiscales, déclarations sociales… Un assistant expert-comptable peut vous aider à établir la première paie. 

Quelles sont les aides à l’embauche d’un premier salarié ?

Afin de vous accompagner dans le recrutement de votre premier salarié, l’État a mis en place différentes aides et exonérations.

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Pour cela, vous devez remplir un formulaire d’aide à l’embauche du premier salarié permettant de bénéficier d’un des dispositifs proposés : 

• L’aide à l’embauche des demandeurs d’emploi,
• L’aide liée à l’égalité hommes-femmes,
• L’aide à l’embauche des travailleurs handicapés,
• L’aide à l’embauche d’un CDD,
• L’aide à l’embauche d’un contrat d’apprentissage,
• L’aide à l’embauche dans les zones en difficulté…

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Notez que la prime d’embauche du premier salarié qui s’élevait à 4 000 € sur 2 ans n’existe plus aujourd’hui.

Au-delà des aides financières, vous pouvez également avoir le droit à l’exonération de vos charges pour l’embauche d’un premier salarié. Celle-ci permet d’être exonéré des charges sociales liées au premier salarié pendant une période donnée. Il s’agit notamment de la réduction générale des cotisations patronales qui permet de baisser les cotisations des salariés ayant un salaire inférieur à 1,6 fois le SMIC brut.